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Manuelle Prozesse: Scheitern Sie old school?

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„Beam die Sendung up, Manni!“ Ein Glück, dass dieser Satz wohl nie in einer Speditionsanlage fallen wird. Und das nicht nur, weil diese Mischung aus Deutsch und Englisch wirklich grausam klingt. Beim Gedanken daran, komplexe Güter zu dematerialisieren und sie kurz drauf andernorts wieder auftauchen zu lassen, wird vielen außer Physikern und Star-Trek-Fans ein bisschen flau im Magen. Und das Geschäftsmodell von Speditionen wäre sowieso dahin – denn wer müsste dann noch Güter transportieren und umschlagen? – Es steht also fest, dass Logistik in der absehbaren Zukunft nicht auf manuelle Prozesse verzichten kann. Dennoch werden diese an vielen Stellen immer weiter zurückgedrängt: dort, wo es um Transportkoordination und Abrechnung geht. Mit recht, weil sich komplexe Lieferketten nicht mehr old school von Hand steuern lassen. Wer groß scheitert, tut dies old school. Aber warum ist das so?

Suchen ist out: Warum manuelle Prozesse in der Steuerung von gestern sind

Der Nahverkehr hat beim Kunden eine Sendung abgeholt, sie am Terminal der Spedition entladen – und nun ist sie nicht mehr auffindbar? Suchen ist angesagt? Eines steht fest: Ein Logistiker, der sich in diesem Szenario wiederfindet, hat dringenden Modernisierungsbedarf. Denn es ist einfach nicht mehr zeitgemäß, den Status eines Auftrags nicht zu kennen! Dafür haben die Unternehmen der Branche eine Vielzahl technologischer Lösungen entwickelt, die – intelligent verbunden und gesteuert – die gesamte Logistikkette automatisieren können. Wohlgemerkt nicht die physischen Güterbewegungen, aber immerhin deren Koordination und Abrechnung. Administrative und operative Aufgaben sind so eng zusammengerückt, dass sie untrennbar miteinander verwoben sind. Im Mittelpunkt davon stehen eben jene manuellen Prozesse, die durch den Einsatz von Apps in kaufmännische Workflows integriert sind:

  • auf Scannern
  • auf Tablets
  • auf mobilen Datenendgeräte (MDE)
  • auf Smartphones

Denn es steht nicht weniger auf dem Spiel als der wirtschaftliche Ertrag des Logistikers, wenn eine Sendung die Umschlaghalle erreicht. Schließlich kann die Spedition nun noch das bestmögliche Routing für den Transport festlegen. Mit dem Eingangsscan prüft die Auftragsdatenbank im Hintergrund automatisch, ob die üblichen Fahrzeiten auf der nächsten Teilstrecke noch dafür genügen, die Packstücke bis zur unüberwindbaren Deadline an die nächste physische Schnittstelle zu bringen. Fällt die Prüfung negativ aus, sollte die Disposition sofort umplanen, die Sendung auf einen anderen Transportweg lenken und den Mitarbeitern im Umschlag die entsprechenden Informationen auf ihre MDE spielen. Wer stattdessen mit Papierlisten arbeitet, die vor Schichtbeginn im Umschlag ausgedruckt wurden, verspielt diese Option unwiderruflich – und scheitert manuell daran, gutes Geld zu verdienen.

In manuellen Prozessen müssen Sie sich jede Information selbst holen

Können Sie immer an alles Wichtige gleichzeitig denken? Und deshalb jeden einzelnen Arbeitsschritt immer in der bestmöglichen Reihenfolge ausführen? Nicht weniger als dieser Erwartungshaltung sind Sie ausgesetzt, wenn Sie die Transportorganisation manuell steuern. Denn sobald Sie etwas vergessen, fehlt eine entscheidende Information – und der Prozess kommt zum Stillstand. Der klassische Ausweg aus diesem Dilemma ist es, dass wir uns Checklisten anfertigen, damit uns wirklich nichts durch die Lappen geht. Aber merken Sie etwas: Spätestens in diesem Moment arbeiten wir nahezu voll manuell und verlieren Geschwindigkeit. Denn – das ist eine wichtige Wahrheit der Digitalisierung – IT-Systeme können im Minimum eine deutlich höhere Anzahl von Informationen gleichzeitig verarbeiten als jeder Mensch und so natürlich auch eine Unmenge von Transport auf einmal überwachen – ihr großer Vorteil. Jedenfalls wenn die Prämissen klar gesetzt sind und die Regeln für den Fortschritt von einem Status zum nächsten eindeutig definiert. Dann arbeiten die Maschinen selbständig, ohne menschlichen Input zu benötigen. Erst wenn sie den nächsten logischen Schritt nicht mehr selbst festlegen können, muss wieder ein Mensch eingreifen, der die Entscheidung übernimmt. Push-Prinzip heißt diese Vorgehensweise, bei der die Software den Anwendern ihre Aufgaben direkt zuweist und sie damit gleichzeitig davon entlastet, auch all die Sendungen von Hand überwachen zu müssen, bei denen sowieso alles klar geht.

Mit mobilen Apps automatisieren Sie manuelle Prozesse

Wer Dienstleistungen und Prozesse effizient steuern will, führt die operative Ausführung und ihre administrative Begleitung so eng wie möglich zusammen. Ein Beispiel: Wie viele Sendungen eines Kunden haben Sie vor der Zustellung an die Empfänger tatsächlich neutralisiert? Eine Zahl, die Sie ohne großen Aufwand ermitteln sollten, wenn Sie wirtschaftlich arbeiten wollen. Die Lösung: Ihr Team, das die Mehrwertservices ausführt, erhält nicht nur die Aufträge zum Umpacken via MDE. Es erfasst auch die Daten der ausgeführten Arbeiten auf dem Gerät, von wo aus die Stückzahlen in Echtzeit ins Auftragsmanagement übernommen werden. Und die mobilen Lösungen schaffen noch viel mehr in der Logistik. Denn sie behalten bereits die übernächsten Schritte auf dem Weg zum Ziel im Blick, wenn die Umschlagcrew das eintreffende Fahrzeug gerade erst entplombt. Ergebnis: Terminsendungen auf dem eingehenden Fahrzeug werden priorisiert direkt auf demnächst ausgehende Nahverkehrstouren verladen, ohne in einer Pufferzone auf den nächsten Arbeitsgang zu warten. Und kommen Sie mir jetzt nicht damit, dass Ihr Hallenmeister das alles auch so erkannt und veranlasst hätte. Gegenfrage: Was machen Sie, wenn er im Urlaub oder krank zu Hause ist? Können Sie sich wirklich dauerhaft und systematisch auf so viel Erfahrung verlassen? Bei nüchterner Betrachtung ist klar, dass es äußerst rational ist, auf mehr IT-Unterstützung zu vertrauen und die Prozessqualität durch Automatisierung zu verbessern.

Manuelle Prozesse abhaken: Mehr Digitalisierung wagen

„Entscheidend ist, was hinten rauskommt“, hat Altkanzler Helmut Kohl in einer Rede formuliert. Und die Geschichte hat den Historiker jedenfalls nicht umfassend widerlegt. Mit digitalen Logistikprozessen verhält es sich auch nur ein wenig anders: Sie sollten durchgängig sein, von Ende zu Ende. Logiker mögen einwenden, dass es sich auf einer Seite wohl eher um den Anfang handeln müsse. Die Botschaft bleibt gleich: Wenn Speditionen die Abläufe eines Transports durch Prozessdigitalisierung ohne Medienbrüche steuern, machen sie weniger Fehler, verbessern Qualität und Service – und werden am Ende schlicht erfolgreicher sein. Wann schließen Sie mit unnötigen manuellen Prozessen ab?

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Lernen Sie besser aus Echtzeitdaten statt aus der Vergangenheit

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Kann man aus der Geschichte lernen? Der deutsche Philosoph Georg Wilhelm Friedrich Hegel stellte bereits im 19. Jahrhundert ernüchtert fest: „Wir lernen aus der Geschichte, dass wir überhaupt nichts lernen.“ Harte Worte, aber bei einem Blick auf die weltgeschichtlichen Ereignisse fällt es schwer, zu widersprechen. Schauen wir aber nicht auf die Geschichte der Menschheit insgesamt, sondern konzentrieren uns nur auf einen kleinen Teil, sieht es vielversprechender aus. Viele Unternehmen beispielsweise lernen überwiegend aus ihrer Geschichte in Form von Auswertungen und Analysen von Vergangenem: Monats- und Quartalsberichte, Umsatzentwicklungen und vieles mehr. Wäre es aber nicht wesentlich besser, wenn das Controlling wichtige Daten für die Entscheidungsfindung bereits früher zur Hand hätte? Zum Beispiel in Echtzeit?

Ein zeitgemäßes BI-System verwendet Echtzeitdaten

Business Intelligence schafft da Abhilfe. Denn tatsächlich ist eine langwierige Datenaufbereitung nicht mehr zeitgemäß. Probleme erst zeitversetzt zu erkennen, Mengenschwankungen oder Umsatzrückgänge einen oder mehrere Monate später aus Reports abzulesen. Nicht zuletzt: Erst reagieren zu können, wenn der Schaden längst entstanden ist. So mit Unternehmensdaten umzugehen, wirkt etwas aus der Zeit gefallen in einer Welt, in der alles immer transparenter wird und Geschäftsvorgänge online in Echtzeit stattfinden. Je schneller sich ein Unternehmen durch präzise Datenanalyse auf veränderte Entwicklungen einstellen kann, desto agiler ist es auch. Gerade in der Logistik ist das wichtig, wo die Margen ohnehin knapp kalkuliert sind sich Mengenschwankungen nicht erst seit gestern darauf auswirken, wie profitabel eine Firma arbeitet. Wenn Business Intelligence in diesem Zusammenhang bedeutet, große Datenmengen in enormen Excellisten auszuwerten oder andere historische Reports zu analysieren, kann das Urteil daher nur lauten: Ziel verfehlt, ob mit oder ohne Big Data.

Ein herkömmliches BI-System kann diesen Anforderungen nämlich nicht gerecht werden. Denn die wesentliche Anforderung unserer Zeit ist es doch, mit einem BI-Tool möglichst schnell Chancen zu erkennen, um in kritischen Situationen möglichst gut informierte und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können – und zwar in Echtzeit. Im konkreten Anwendungsfall betrachtet – natürlich stark vereinfacht: Was nützt mir eine Auswertung darüber, dass es im letzten Monat einen tagelangen Nachfragepeak gab, wenn ihn mein Unternehmen nicht bedienen konnte? Rückwirkend kann ich meine Geschäftsprozesse nicht mehr verändern und auch keine zusätzlichen Kapazitäten mehr auf dem Spotmarkt einkaufen. Wenn ich dieselbe Information allerdings durch Datenströme mit Echtzeitdaten dann erhalte, wenn ich noch agil agieren und Maßnahmen anstoßen kann, macht sich das sofort bezahlt. Eine moderne Business-Intelligence-Software verwandelt so das Controlling zum Consulting – das Unternehmen erkennt seine Verbesserungspotenziale, die Prozessqualität und Erträge steigen.

Erfassung und Analyse: Echtzeitdaten als Brücke zu Prognosen

Ideal eignet sich dafür ein Cloud-basiertes BI-Tool, das umfangreiche, interaktive Datenvisualisierungen aus vielen verschiedenen Unternehmensbereichen und Datenquellen bereitstellt. Hohe Datenqualität vorausgesetzt, schafft es eine eindrucksvolle Übersicht darüber, was gerade tatsächlich passiert – abteilungs- und standortübergreifend. Und nicht nur das: Business Intelligence schlägt neben möglichen Erklärungen für die gezeigten Veränderungen auch konkrete Maßnahmen vor, die bessere Ergebnisse erzielen. Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bereichen können Sie an einem Dashboard arbeiten, Erkenntnisse schnell online teilen und agieren. Übrigens auch prospektiv! Denn eine Lösung wie Microsofts Power BI kann mit ihren Algorithmen auch Prognosen für bestimmte Zeitspannen treffen – auf der Grundlage von Daten aus der Vergangenheit sowie durch Echtzeitdatenerfassung auch der aktuellen Entwicklungen.

Klug werden in Echtzeit

Ohne zu philosophisch zu werden: Erst aus der Vergangenheit zu lernen, ist nicht mehr zeitgemäß. Besser ist es, wenn informierte Entscheidungsträger mit Echtzeitdaten handeln, solange wirksame Verbesserungen möglich sind. Alles andere ist ein Fall für das Firmenarchiv – fraglos ebenfalls wichtig, aber ein Datenmanagement, dass für den Geschäftserfolg zu vernachlässigen ist. Moderne Lösungen wie Microsoft Power BI erlauben durch Datenkonsolidierung aus den Rohdaten eine zeitgemäße Geschäftsanalytik, die nicht nur Chronik, sondern vielmehr ein digitaler Analyst und Echtzeitratgeber ist. Wenn Sie Komplexität bewältigen müssen, lernen Sie besser aus Echtzeitdaten statt aus der Vergangenheit.

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Cyberrisiken: Seiltanz mit verbundenen Augen?

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Hand aufs Herz: Würden Sie den Grand Canyon mit verbundenen Augen auf einer Slackline überqueren? Auf einem nicht einmal zehn Zentimeter breiten Band eine über eine tiefe Schlucht balancieren, ist selbst bei bester Sicht ein beängstigender Gedanke. Und doch ein Szenario, das (zu) viele mittelständische Unternehmen in Bezug auf Cyberrisken jeden Tag eingehen. In der Realität kommt es oft noch dicker: Mitten über dem Abgrund wachen Sie auf, ziehen die Augenbinde ab und stellen fest, dass ein Sturm aufkommt. Ungefähr so fühlt es sich an, wenn aus Bedrohungen Fakten werden und Sie bei einem Angriff Daten oder gar die Kontrolle über Ihre IT verlieren. Eine Horrorvision, die durch IT-Risikomanagement vermeidbar ist.

Was Sie nicht wissen, bedroht sie doch: unbekannte Cyberrisiken

Als Kinder gehört es für uns zu den wichtigsten und vielleicht auch unangenehmsten Lektionen, die wir lernen: Auch wenn wir sie selbst nicht sehen können – die anderen Menschen sind dennoch da. Analog verhält es sich auch mit Cyberrisiken. Sie zu ignorieren, macht sie deshalb nicht weniger gefährlich. Im Gegenteil: Wir verspielen dadurch nur die Chance, sie in unserem Sinne zu beeinflussen.

Nicht nur deshalb wäre es klug, sich mit den Bedrohungen gezielt auseinanderzusetzen. Schließlich sind Unternehmen sogar gesetzlich dazu verpflichtet, Maßnahmen gegen existenzgefährdende Risiken zu ergreifen. Natürlich gibt es auch jede Menge wirtschaftliche Gründe dafür, nicht einfach blauäugig vor sich hin zu wursteln. Neben der eigenen Zahlungsfähigkeit hängen schließlich auch Geschäftsbeziehungen sowie die Bewertung durch Banken von einem verantwortungsbewussten Handeln ab. Und nicht zuletzt gibt es für leichtfertige Hasardeure keinen Versicherungsschutz. Nur wenn Sie Ihre Cyberrisiken kennen, können Sie Angriffen auch angemessen begegnen. Zumal Unwissenheit nicht vor Strafe schützt.

 

Spot an: Cyberrisiken ausleuchten

Sie haben diese Empfehlung wahrscheinlich schon geahnt: Machen Sie sich ein Bild der Risiken, denen Sie ausgesetzt sind! Das wird Ihr erster Schritt zum Risikomanagement. Denn erst wenn Sie ihre Cyberrisiken erfassen, gewinnen Sie auch die Fähigkeit zu ihrer Steuerung. Betrugsversuche über E-Mails, Links und Webseiten, Hackerangriffe, Lösegeld für durch Schadsoftware verschlüsselte Daten (auch Ramsomware genannt), Industriespionage oder Sabotage – Unternehmen sind heute im elektronischen Datenverkehr vielfältigen Bedrohungen ausgesetzt. Sowohl über Applikationen als auch die Infrastruktur ihrer Computernetzwerke sind Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Verbindlichkeit und Integrität der Daten gefährdet.

 

Wer Cyberrisiken beleuchtet, erschließt sich den Weg zum Ziel: Ihre Auswirkungen begrenzen und so die Gefahr vermindern zu können. Dazu bilden Sie zwei Kategorien: Sind die Risiken für Ihr Unternehmen beeinflussbar oder entziehen sie sich Ihrem Zugriff? Auf dieser Basis beginnt die Risikobearbeitung als Weg zum Schutz vor Cyberangriffen. Dafür legen Sie ein standardisiertes Vorgehen fest, das Sie zyklisch wiederholen. Sie bewerten die Risiken in Hinblick auf ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und ihr Schadenspotenzial und legen anschließend Ihr Vorgehen für den Umgang fest. Dafür stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: ein Risiko zu

  • vermeiden
  • begrenzen
  • tolerieren
  • übertragen
  • überwachen

Indem Sie jedes Risiko in eine dieser Kategorien einordnen, entwickeln Sie Ihre Risikostrategie, die Grundlage für ein systematisches Handeln im Umgang mit Cyberattacken.

 

Systematische Risikobearbeitung bekannter Cyberrisiken

Nun können Sie aus den Handlungsfeldern geeignete Maßnahmen ableiten. Beispielsweise die Schulung ihrer Mitarbeiter, damit sie die Tricks des sogenannten Social Engineering erkennen und künftig auf keinen Fall darauf reinfallen, wenn ihnen ein Fremder vorgaukeln will, der Geschäftsführer zu sein, der für eine geheime Transaktion die stillschweigende Überweisung einer Millionensumme benötigt. Damit wäre der CEO-Fraud vermieden. Wenn Sie zudem Ihre Daten und Systeme sowie Übertragungswege verschlüsseln, begrenzen Sie das Risiko ungewollten Datenverlusts. Dagegen können sie es nur tolerieren, wenn unzufriedene Mitarbeiter Sie durch Diebstahl von Daten oder Sabotage von Produktivsystemen gezielt schädigen wollen. In einigen Bereichen wird es aber möglich sein, Risiken zu übertragen, beispielsweise an eine Versicherung, die auch für den Eigenschaden durch die Betriebsunterbrechung in Folge eines tagelangen Stromausfalls aufkommt. Dabei bleibt die kontinuierliche Überwachung aller Cyberrisiken der Schlüssel zur systematischen Risikobearbeitung.

 

Raus aus der Komfortzone: Cyberrisiken lassen sich nicht ignorieren

Es gibt nur einen sicheren Weg, nicht in den Abgrund zu stürzen: Die Augen zu öffnen, seinen Blick für Cyberrisiken zu schärfen und raus aus der Komfortzone zu treten. Wer eine Strategie entwickelt, Maßnahmen definiert und die einmal gefundene Lösung immer wieder überprüft, kann letztlich wieder ruhiger schlafen, ohne Angreifer oder Schäden zu fürchten. Denn wenn dann Wind aufkommt, befinden Sie sich bestimmt nicht auf einer Slackline und schon gar nicht mit verbundenen Augen über dem Abgrund. Die gute Nachricht für alle, die sich bewegt haben: Wenn Sie einen erfahrenen IT-Dienstleister beauftragen, hat er die technischen und Betriebsrisiken für Sie sicher im Griff. Dann genügt es, wenn Sie Bewusstsein für die Eigenverantwortung entwickeln.

 

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Disruption und Tradition: Es geht um den Spirit, nicht um das Logo

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Nintendo stellte Spielkarten her, Nokia Toilettenpapier und Lego Holzspielzeug. Heute sind diese Marken für andere Produkte bekannt. Ihre Geschäftsfelder haben sich radikal gewandelt und sie haben den damit einhergehenden Umbrüchen erfolgreich getrotzt. Das ist alles andere als selbstverständlich, denn die zentrale Frage für jedes Unternehmen – auch in der Logistik – lautet: Wie viel Tradition muss bewahrt, wie viel Disruption gewagt werden? Warum längst nicht jedes Unternehmen eine erfolgreiche Antwort auf den Wandel – auch Change genannt – findet und warum die Lösung auch nicht unter einer Laterne zu finden ist.

Suchscheinwerfer müssen schon richtig justiert sein

Der Wandel ist ein sensibles Thema. Der Kommunikationsforscher Paul Watzlawick benannte dazu in seiner „Anleitung zum Unglücklichsein“ ein Konzept mit der Überschrift „Mehr desselben“. Dazu liefert er ein Beispiel:

Unter einer Straßenlaterne steht ein Betrunkener und sucht intensiv nach etwas. Ein vorbeigehender Polizist fragt ihn, was er verloren habe. „Meinen Schlüssel”, antwortet der Mann. Der hilfsbereite Gesetzeshüter schließt sich darauf der Suche an, bis er nach einiger Zeit der erfolglosen Untersuchung wissen will, ob der Mann sicher sei, seinen Schlüssel gerade an dieser Stelle verloren zu haben. Darauf erklärt dieser: „Nein, nicht hier, sondern dort hinten – aber dort ist es viel zu dunkel.“

Dies beschreibt – wie ich finde – auf anschauliche Weise, wie einige Unternehmen den Wandel angehen. Es werden Maßnahmen in Angriff genommen, die zunächst logisch und sinnvoll erscheinen, eben dort, wo man gut sieht. Dass das allerdings nicht immer auch die richtige Stelle sein muss, zeigt sich daran, dass der Erfolg ausbleibt. Nun wird allerdings nicht die Maßnahme hinterfragt. Vielmehr wird unterstellt, dass man sich nicht genügend bemüht hat, also werden die Aktivitäten mit mehr Engagement verstärkt. Aber wird es dadurch zwangsläufig besser? Mit anderen Worten: Es lohnt sich nicht, an Lösungswegen festzuhalten, die nicht zum Erfolg führen. Vielleicht waren sie in der Vergangenheit bei anderen Herausforderungen hilfreich und haben funktioniert. Das macht sie allerdings nicht zu Universalschlüsseln für jedes Problem. Hätte Nintendo beispielsweise an der Herstellung von Spielkarten festgehalten, obwohl deren Beliebtheit drastisch zurückging, wäre das Unternehmen vielleicht längst verschwunden. Und würden Logistiker heute noch mit Lochkarten arbeiten und alte Rundhauber-Lkw fahren, wären sie ganz sicher auch nicht mehr konkurrenzfähig. Entscheidend für einen gelungenen Wandel ist es also, dass die Suchscheinwerfer sozusagen bei der Identifizierung des Problems und beim Einleiten entsprechender Maßnahmen auch richtig justiert sind.

Es kommt auf den Spirit an, nicht auf die Chronik

Die Anpassung an äußere Umstände ist allerdings nur eine Facette. Ebenso wichtig ist es, den eigentlichen Kern dessen nicht zu verlieren, was das Unternehmen erfolgreich gemacht hat. Nennen wir es den Spirit, weil es um mehr geht, als sich der eigenen Tradition bewusst zu sein. Es geht nicht darum, eine Chronik zu pflegen und akribisch alle historischen Unterlagen in einem Archiv zu sammeln. Es geht darum sich klarzumachen, was die besonderen Stärken des eigenen Unternehmens sind, um sich darauf zu besinnen.

Wenn es um den Wandel im Unternehmen geht, sieht das nicht selten so aus: Es wird ein neuer Claim zusammen mit einem neuen Logo entworfen. Beide werden unheimlich stark mit sublimen Botschaften aufgeladen, die bei der Zielgruppe und weiteren Stakeholdern natürlich sofort bestimmte Assoziationen und unterbewusste Impulse auslösen. In der Theorie zumindest. Der Prozess dauert ein bis zwei Jahre, kostet reichlich Geld und bringt am Ende herzlich wenig, wenn er nicht auf einer Change-Strategie mit zahlreichen weiteren Maßnahmen fußt. Denn Wandel findet nicht an der Oberfläche statt. Mit dem Wissen über den eigentlichen Spirit ihrer Firma haben Sie dagegen bereits einen guten Kompass für Veränderungen und wissen, was sich über die Jahre bewährt hat. Das können Aspekte wie besondere Kundennähe und Vernetzung in einem speziellen Bereich sein oder eine grundsätzliche Philosophie darüber, wie sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Ihnen fühlen sollen.

Wandel ist mehr als ein neues Logo

Es gibt wenige universelle Lehren in diesem Zusammenhang. Für jedes Unternehmen sehen die nötigen Entscheidungen anders aus. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, bei Change-Prozessen externe Berater hinzuzuziehen, die den gesamten Vorgang begleiten und coachen. Aber auch hier gilt, dass es die richtige Wahl sein muss und die Beratung mit der unbedingt notwendigen Fachkompetenz der jeweiligen Branche einhergeht. Eine grundsätzliche Regel ist, sich nicht nur einen neuen Anstrich zu geben, sondern Prozesse unter der Oberfläche anzugehen. Was in der Vergangenheit funktioniert haben mag, ist womöglich schon längst nicht mehr zeitgemäß. Also hören Sie auf, unter der Laterne zu suchen. Für Logistiker bedeutet das: Schluss mit Software-Insellösungen oder Workarounds, wenn die digitale Welt sich doch längst weitergedreht hat. Change ist eben mehr als ein neues Logo.

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Transportmanagement – ein Job für Drahtzieher

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Sie kennen alle und jeden, haben überall hin Verbindungen und knüpfen bei Bedarf sofort neue Kontakte: echte Drahtzieher. Menschen, denen kaum eine Aufgabe zu schwer ist und die immer die Fäden in der Hand behalten. Sie verstehen es zu agieren, bevor andere sie dazu zwingen. Je komplexer die Aufgabe wird, desto beeindruckender sind diese Talente – und damit sind sie wie gemacht für die Logistik. Genauer gesagt für das Transportmanagement. Das ist ein Job für echte Drahtzieher. Vom Angebot bis zur Abrechnung behalten sie den Überblick über alle Stufen des Transportprozesses. Sie kennen Tarife und Konditionen, erstellen die optimale Tourenplanung, wissen immer, wo die Lkw sind, und können sofort nach der Zustellung fehlerfrei abrechnen, ohne dass eigene Leistungen vergessen gehen. Sie ahnen es vermutlich schon: Kaum ein Mensch ist so ein Tausendsassa. Aber wer fürs Transportmanagement eine Cloud-Plattform als Datendrehscheibe verwendet, kann sich auf einen echten digitalen Drahtzieher verlassen.

Warum Cloud-Plattformen fürs Transportmanagement prädestiniert sind

Abholtermine, Ladeadressen, Öffnungszeiten, Anmeldeprozesse: Für die Transportorganisation benötigen Speditionen und Logistikdienstleister eine Menge Fakten. Wo sind die Produktionsstätten ihrer Kunden? Von welchen Mitarbeitern werden sie betreut? Welche Frachtführer verfügen über geeignete Lkw und qualifizierte Fahrer? Wichtige Informationen, die Sie für effizientes Arbeiten nicht immer wieder neu erfassen sollten. Hier liegt die Stärke von Cloud-Plattformen: Sie verwalten Stammdaten zentral und führen im Prozessverlauf jeden neuen Status in derselben Datenbank. Sie wissen in Echtzeit, was Sache ist, und können über Programmierschnittstellen, sogenannte API, sogar externe Anwendungen wie etwa die mobile App für den Nahverkehr direkt integrieren. Damit erleichtern sie nicht nur die Organisation der Transporte. Sie stellen auch sämtliche Daten für die Auswertung über eine Anwendung wie Microsoft Power BI (Business Intelligence) in Echtzeit zur Verfügung. In ihnen laufen also buchstäblich alle Fäden zusammen.

Von der Planung bis zur Analyse: Verbesserung beginnt im Transportmanagement

Logistikprozesse automatisieren: ein ferner Traum? Im Gegenteil. Ein Transport Management System (TMS) als Cloud-Plattform bietet heute schon sämtliche Fähigkeiten, Abläufe in der Logistik nicht nur zu synchronisieren, sondern sie mit KI-basierter Auswertung durch maschinelles Lernen selbständig zu verbessern. Denn das System ist modular aufgestellt, kann jeden Prozessschritt entlang der Logistikkette in dieselbe Lösung integrieren und so die gesamte Supply Chain abdecken. Dabei ersetzt es manuelle Schnittstellen und hilft so, Fehler durch Übertragung und Mehrfacherfassung von Daten zu vermeiden. Nicht zuletzt schafft die Plattform zusätzliche Transparenz durch Statusupdates in Echtzeit. In der Cloud ist sie zudem überall verfügbar – an jedem Ort und auf jedem Endgerät. Redundante Datenhaltung und permanente Backups im laufenden Betrieb verringern die Einsatzrisiken. Und die Skaleneffekte der Shared Economy verbessern die Kostenstruktur für alle Anwender.

 

Transportmanagement auswerten: Der Schlüssel zur Effizienz

Wer Transporte steuert, sollte die Fakten kennen. Wenn alle Daten auf dem Tisch liegen, fallen Entscheidungen sachorientiert und wissensbasiert. Das macht die Cloud-Plattform zum echten Drahtzieher in der Steuerung. Denn sie verknüpft alle Datenquellen miteinander und überwacht den Planungserfolg durch Echtzeitauswertung. Neben der Stammdatenverwaltung orchestriert sie angeschlossene Systeme wie Fahrzeugtelematik und Statuswesen, Abrechnung, Dokumentenmanagement und natürlich Business Intelligence (BI). Wer diese Möglichkeiten verknüpft, erfüllt mit dem TMS die Anforderungen für:

  • Controlling
  • Prognosen
  • Automatisierung
  • CO2-Berechnung
  • Kundenservice

Dabei erledigt die BI-Anwendung mit übersichtlichen Visualisierungen und detaillierten Berichten die Kontrolle der aktuellen Ertragslage. Müssen Umschlagprozesse durch Umlagerungen optimiert werden? Wie erreichen Arbeitsaufträge schnellstmöglich die Hallencrew? Wie lassen sich dynamische Ladelisten mit angepasster Stoppreihenfolge erstellen – abgestimmt auf den Statusmonitor der Sendungen und einzelnen Packstücke? Wann sind die Touren bestmöglich geplant?

Die Cloud-Plattform trägt effizientes Transportmanagement

Wer all diese Informationen von Hand oder über Schnittstellen zusammenführen will, kann kaum von Echtzeitdaten profitieren. Proaktives Handeln sichert jedoch die Effizienz des Transportmanagements. Kurz gesagt: Nur wenn im TMS alle Informationen innerhalb derselben Datenbank quasi live vorliegen, lassen sich Logistikprozesse überhaupt ad hoc anpassen. Denn über die Cloud-Plattform ist es dann möglich, neue Handlungsanweisungen sofort oder sogar automatisch und regelbasiert auszugeben und zudem die einzelnen Arbeitsschritte parallel für die sofortige Abrechnung revisionssicher zu dokumentieren. Weil alle Verbindungen direkt stehen, werden die Prozesse schneller, sicherer und kostengünstiger.

 

Mit digitalem Drahtzieher: Transportmanagement über eine Cloud-Plattform

Optimale Transportplanung bedeutet, sämtliche Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Wer weder Zeit noch Geld verlieren will, hat deshalb praktisch keine Alternative dazu, eine Cloud-Plattform fürs Transportmanagement zu verwenden. Denn erst wenn in der Software alle Informationen in denselben Topf wandern und allen Beteiligten für ihre Aufgaben vorliegen, entstehen faktenbasierte Entscheidungen. Von der Routenoptimierung zur CO2-Vermeidung bis hin zum Zahlungsausfallsmanagement. Der Drahtzieher entscheidet, weil er alle Fäden in der Hand hält.

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Goldige Aussichten: Warum Microsoft Gold-Partner Sie weiterbringen

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Sie nehmen die Herausforderung der Digitalisierung ernst. Sie wollen Ihre gesamte IT auf das nächste Level heben, um für Ihr Unternehmen im übertragenen Sinne mehr PS auf die Straße zu bringen. Mit anderen Worten: Der Trabbi hat jahrelang seine Dienste getan, nun wird es Zeit für einen Lamborghini. Sie haben Ihre Entscheidung gut überlegt, geprüft und abgewogen. Der Lambo soll es sein! Er ist technologisch genau das, was Ihnen vorschwebt. So ein Bolide benötigt allerdings nicht nur eine sichere Hand des Fahrers. Die filigrane Technik benötigt qualifiziertes Experten-Know-how in der der Wartung und im Service. Und nun stellen Sie sich die Frage, wem Sie diesen Service zutrauen? Wer versetzt sie in der Lage, Ihren wahr gewordenen Traum langfristig zu genießen?

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Ein Beispiel für eine begründete Erwartungshaltung, die wir haben: Spezifische Anforderungen vertrauen wir dafür besonders qualifizierten Fachleuten an. Auch in der IT ist das nicht anders. Wir sind IT-Spezialisten, die zahlreiche Produkte des Softwareriesen aus Redmond empfehlen, bei unseren Kunden einrichten und selbst einsetzen – und dafür gold-zertifizierter Microsoft-Partner.

Allen Anforderungen gewachsen

Damit zeigen wir Interessenten und Kunden gleichermaßen, dass wir unsere Arbeit in der Microsoft-Umgebung ernst nehmen. Unser Team absolviert dafür regelmäßig Schulungen und Fortbildungen, bei denen es beweisen muss, dass es mit spezifischen Problemstellungen umgehen und passende Lösungen finden kann. Und zwar bei Themen, die für unsere Kunden wichtig sind und ihr Business voranbringen. Dazu gehören die Bereiche Application Integration, Application Development, Data Analytics und Enterprise Resource Planning (ERP). Mit der Gold-Zertifizierung bescheinigt Microsoft uns, dass wir in diesen Bereichen auf den Punkt fit sind.

Der Gold-Standard unter den Zertifizierungen

Zur Partnerschaft gehört aber mehr. Im Gegenzug für unseren Einsatz und die erwiesene Kompetenz haben wir Zugang zu den neuesten Versionen von Anwendungen und können damit Erfahrungen sammeln sowie wertvolles Feedback zurück spiegeln. Dafür dürfen wir auch von den Microsoft-Programmieren so einiges erwarten, was die Arbeit unserer gemeinsamen Kunden besser macht. Umgekehrt gilt das natürlich auch, denn niemand wird Gold-Partner, der sich dafür nicht richtig ins Zeug legt und viel dafür investiert. Und zwar nicht nur einmal, sondern vielmehr in regelmäßigen Zertifizierungs- und Qualitätsanforderungen müssen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beweisen, dass sie stets am Puls der Entwicklung sind und sich mit den Microsoft Anwendungen und ihren Funktionen bestens auskennen. Wir erarbeiten uns besondere Kompetenz auf Themenfeldern wie Software und Lizenzierung, Datenbanken oder Cloud Service Providing. Mit dem Sticker „Microsoft Gold Partner“ erwerben wir dadurch auch einen konkreten Vorteil für unsere Kunden. Aber wo liegt der im Einzelnen?

  • Application Integration: Wir sind dazu in der Lage, Anwendungen und Daten so zu integrieren, dass sie die Effizienz und die Geschäftsergebnisse unserer Kunden verbessern. Damit unterstreichen wir unsere technischen Fähigkeiten bei erweiterten Integrations- und Konfigurationsaufgaben. Das gilt beispielsweise im Umgang mit Microsoft Azure und Webservices, Microsoft Server und dem SQL-Server.
  • Application Development: Hier können wir nachweisen, dass wir über die technischen Fähigkeiten verfügen, für Kunden Cloud- und webbasierte Anwendungen in Azure oder Microsoft 365 zu konzipieren, zu entwickeln und zu überwachen.
  • Data Analytics: Die Zertifizierung bestätigt unsere technischen Fähigkeiten bei der Erstellung von Business Intelligence-Lösungen, verbunden mit Fertigkeiten beim Verknüpfen von Datenquellen und bei der Transformation, der Modellierung und Visualisierung von Daten.
  • Enterprise Resource Planning: Mit unseren technischen Fähigkeiten stellen wir hochwertige Services auf Grundlage der verschiedenen Microsoft Dynamics 365-ERP-Lösungen bereit, die bei unseren Kunden für mehr Transparenz und Rentabilität in ihrem gesamten Geschäftsbetrieb sorgen.

Durch ein anspruchsvolles Trainingsprogramm stellen wir also sicher, dass wir auf diesen Feldern ganz nah an den Entwicklungen von Microsoft dran sind. Zudem müssen wir beweisen, dass wir die Lösungen einwandfrei beherrschen und im Praxiseinsatz zum Vorteil für unsere Kunden verwandeln. Es lohnt sich also, nach einem IT-Partner auf den „Gold-Standard“ zu achten. Denn damit stellen Sie sicher, dass Sie in allen Bereichen Beratung auf höchstem Niveau erhalten und von den neuesten Lösungen profitieren können – von Cloud Services über Business Intelligence bis hin zur Datenanalyse. Alles damit Sie lange Freude an Ihrem neuen Lambo haben.

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Wenn der Workaround zum Standard wird

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„Nichts hält länger als ein Provisorium“, heißt es so schön. Das Grundgesetz beispielsweise war ursprünglich nur für eine Übergangszeit angedacht. Der Eiffelturm sollte nach der Weltausstellung, für die er gebaut worden war, wieder abgerissen werden. Und es gibt zahlreiche weitere Beispiele dafür, die wir uns nur selten ins Bewusstsein rufen. Solche Langzeit-Provisorien müssen auch gar nicht unbedingt schlecht ein. Manchmal entwickelt sich eben mehr aus etwas, das ursprünglich kurzfristig angedacht war. Ein Phänomen, das uns auch in der IT begegnet. Dort spricht man in der Regel von einem Workaround – besonders beliebt unter anderem in den Fällen, in denen eine alte Software an neue Gegebenheiten angepasst werden muss. Anders als der Eiffelturm bleiben solche digitalen Konstrukte allerdings nicht lange stabil.

Der Workaround: Vom Provisorium zum Standard

Mit proprietärer Software, womöglich noch aus einer Zeit, als das Internet tatsächlich noch Neuland war, verhält es sich in der Tat ein wenig wie mit dem Eiffelturm: Sie wurde für einen bestimmten Zweck und einen befristeten Zeitraum geschaffen, nach Vollendung aber einfach beibehalten. Und dann muss natürlich fleißig nachgebessert werden. Etwas, das in der Logistik nicht unüblich ist. Eine selbstentwickelte Software für das Bestandsmanagement im Lager kann keine Daten mit anderen Anwendungen austauschen? Zeit für einen Workaround, der Abhilfe schafft. Die komplexen Zusammenhänge eines umfangreichen Monatsreportings sprengen jede Excel? Vielleicht hilft ja eine zweite.

 

In der Regel greift man, sobald man auf ein Hindernis stößt, entweder in den Code eines Programms ein, um es so zu erweitern. Oder es entsteht ein neues (Hilfs-)Programm, das sich beispielsweise um den Datenaustausch mit einem anderen – in der Regel wesentlich moderneren – Programm kümmert. Codezeile für Codezeile, Hilfsprogramm für Hilfsprogramm entstehen so mit der Zeit wahre Kunstwerke in digitaler Form, die man bewundern, aber nur noch schwer überblicken, geschweige denn effizient benutzen kann.

 

Ein Workaround entlastet nur kurzzeitig

Das belastet nicht nur die unternehmenseigen IT, die ständig neue Wege finden muss, mit neuen Entwicklungen Schritt zu halten. Es belastet auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich möglicherweise in mehreren verschiedenen Programmen, die parallel laufen, auskennen müssen – samt zugehöriger Hotkeys, wenn es schnell gehen soll. Oder die mit Anwendungen arbeiten müssen, die längst nicht mehr effizient funktionieren. Das sorgt für Frust und hinterlässt auch bei Nachwuchskräften, die an diese Systeme herangeführt werden, keinen guten Eindruck. Wenn der Workaround erst einmal zum Standard geworden ist, ist es höchste Zeit für Veränderung.

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Damit tut man sich meist schwer, weil die Umstellung ab einem gewissen Punkt enorm ist. Zu viel Arbeit und Unmengen an Daten und Kundeninformationen sind bereits in die über Jahre oder Jahrzehnte gepflegte Behelfslösungen geflossen. Je länger so ein System genutzt worden ist, desto schmerzhafter ist der Umstieg. Das haben wir in den vielen Jahren als IT-Dienstleister in der Logistik oft erlebt. Aber, und das ist die gute Nachricht: Es lohnt sich. Wenn Mitarbeiter zum Beispiel plötzlich nicht mehr bis zu 20 Prozent ihrer Zeit mit Datenakquise verbringen müssen, sondern sich stattdessen auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Wenn die Unternehmens-IT von der Pflege einer filigran konstruierten und in Eigenregie entwickelten Lösung befreit wird und damit Zeit gewinnt, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern. Und nicht zuletzt, wenn Auswertungen statt ein oder zwei Monate später dank Business Intelligence (BI) auf Knopfdruck zur Verfügung stehen – und sogar verlässliche Prognosen beispielsweise zur erwarteten Sendungsentwicklung abgerufen werden können.

 

Frühzeitig reagieren

Ein Workaround entlastet also nur kurzzeitig, dafür belastet er auf Dauer. In der IT kann er nur ein Provisorium sein, das eben nicht von Dauer sein darf. Denn in erster Linie erhöht jede Behelfslösung den Druck, etwas Grundlegendes am eingesetzten System zu ändern. Je mehr digitale Flicken und Anbauten dazukommen, desto unpraktikabler wird das Gesamtsystem auf Dauer. Moderne Lösungen in der Cloud können ein möglicher Weg sein, um es besser zu machen. Der Umstieg mag anfangs schmerzhaft erscheinen, aber er ist zumindest nicht langwierig – und am Ende fragt man sich, warum man nicht schon früher umgestiegen ist. Wollen wir wetten?

 

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Bei der Digitalisierung kommt es nicht auf die Hardware an!

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„Wir kaufen uns mal ein paar neue Server, tauschen die alten Bildschirme und Laptops aus und dann haben wir die Digitalisierung schon im Griff!” Bei der Digitalisierung kommt es aber nicht auf die Hardware an. Ob Sie nun zwei oder vier Bildschirme auf ihrem Schreibtisch haben, wie schnell die Zugriffgeschwindigkeit ihrer Festplatten ist und ob Ihre Maus nun klassisch oder ergonomisch geformt ist, ist für Ihr Business letztlich nicht entscheidend. So funktioniert Digitalisierung leider nicht. Die modernste Hardware nützt nichts, wenn das Geschäftsmodell nicht mit der Technik Schritt halten kann. Das sagt beispielsweise Felix Fiege, Vorstandsvorsitzender der Fiege Logistik Holding Stiftung, in einem DVZ-Dossier zur Zukunft der Lieferketten. Seine Kernbotschaft: Nicht die Hardware, sondern die Software und Plattformen hinter den Prozessen seien entscheidend.

Roboter als Lagerarbeiter beim verpacken und komissionieren

Schluss mit analogen Schattensystemen

Es ist sicherlich keine neue Erkenntnis, dass die Lieferketten der Zukunft voll vernetzt und durchdigitalisiert sind. Das sind sie zum Teil heute bereits. Manchmal hat man allerdings den Eindruck, dass die Definitionen der Digitalisierung, recht unterschiedlich ausfallen. Die Hardware ist dabei nur die eine Seite der Digitalisierungs-Gleichung. Auf der anderen Seite stehen Software, Plattformen – und nicht zuletzt Prozesse. In der Praxis kommt es durchaus öfter vor, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Wege finden, um mit analogen Hilfsmitteln wie handschriftlichen Notizen an einem System vorbeizuarbeiten. So entstehen dann schnell Schattensysteme, die parallel zu einem nur scheinbar voll digitalisierten Prozess ablaufen.

Umso wichtiger ist es, für das digitale Arbeiten ein ausgeklügeltes Prozessmodell zu entwickeln und umzusetzen. Welche Aufgaben erfüllt das Unternehmen? Mit welchen Informationen muss es dafür arbeiten? Im Transport Management System (TMS) unserer CargoSuite sind dafür beispielsweise von der Tariferstellung bis zur Abrechnung alle wichtigen Prozesse hinterlegt. Echte Digitalisierung heißt also, auf eine Plattform zu vertrauen, die mehr kann als analoge Prozesse in die digitale Welt zu übertragen. Eine Plattform, die einen echten Mehrwert für Ihr Business liefert – wie beispielsweise Business Intelligence oder Predictive Analytics. Denn was nützt der schnellste Rechner, wenn darauf beispielweise noch immer Excel-Dateien genutzt werden, um die Effizienz der speditionellen Tätigkeit auszuwerten? Wozu neue Serverhardware im eigenen Unternehmen aufbauen, wenn darauf alte, proprietäre Systeme installiert werden sollen, um eingeschliffene, semi-analoge Prozesse nicht verändern zu müssen? Im Blogbeitrag Herzstück neue Speditionssoftware finden Sie ein paar Hinweise zum Austausch eines TMS.

Ganz ohne moderne Hardware geht das natürlich nicht. Aber machen Sie es dabei nicht unnötig kompliziert. Überlassen Sie diesen Teil am besten denen, die sich darauf spezialisiert haben. Indem Sie einen Dienstleister nutzen, der ein zertifiziertes Rechenzentrum betreibt oder einen äußerst zuverlässigen Cloud-Service anbietet. Wer mit Thin Clients, die keine große Rechenpower liefern, über die Cloud auf vernetzte Anwendungen zugreifen und Daten nicht nur in Echtzeit auswerten, sondern sich sogar Prognosen ausgeben lassen kann, liegt dann im Vergleich ganz klar vorne. Denn die Herausforderungen für Logistiker werden in Zukunft immer komplexer. Höchste Zeit, sich dafür bestmöglich aufzustellen. Das bedeutet, den eigenen Digitalisierungsgrad nicht in Hardwarebeständen zu denken, sondern in Prozessmodellen.

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IT-Sparringspartner statt IT-Dienstleister

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Um besser zu werden, brauchen Boxer gute Sparringspartner. Ernstzunehmende, gleichwertige Könner des Fachs, die dem Sportler seine Grenzen und Schwächen aufzeigen. So kann er wirklich feststellen, auf welchem Level er sich gerade bewegt und ob er bereit für den kommenden Titelkampf ist. Vom jemandem, der nur den Sandsack oder die Pratzen hält, kann man das eher nicht erwarten. Aber was hat das mit IT und Software zu tun? Erwarten Sie von Ihrem IT-Dienstleister lediglich, dass er Software implementiert, konfiguriert, den Kunden kurz einweist und dann das Projekt abhakt? Oder brauchen Unternehmen vielmehr ein Gegenüber, das weiß, worauf es ankommt? Weltklasse-Boxer suchen sich aus diesem Grund echte Talente als Sparringspartner, die sie in ihren Wettkampfvorbereitungen begleiten. Muhammad Ali beispielsweise bereitete sich mit Larry Holmes für seinen Kampf gegen George Foreman vor – und Holmes holte sich Jahre später selbst den Titel. Was Boxen und IT verbindet, habe ich im Blog-Beitrag über Strategie und IT ausgeführt. Eine Parallele lässt sich allerdings auch bei der Wahl des richtigen IT-Dienstleisters generell ziehen.

Transportation and technology concept. ITS (Intelligent Transport Systems). Mobility as a service.

Erkennen, was ein Kunde wirklich braucht

Sparring bezeichnet im Sport eine Form des Trainings, bedeutet aber wörtlich, sich mit jemandem auseinanderzusetzen. Im Verhältnis von Unternehmen und IT-Dienstleister stellt sich bei der Einführung einer neuen Software schnell die Frage, welchen Service man erwartet: Soll es ein einfaches Lieferantenverhältnis werden, das nach dem eingangs geschilderten Muster abläuft? Oder soll es eine Projektbeziehung auf Augenhöhe werden, mit einem IT-Dienstleister, der sich als Sparringspartner versteht? Gerade wenn es um wichtige Programme wie beispielsweise das richtige TMS-System (Transport-Management-System) geht. Das heißt konkret: Das Business des Kunden verstehen. Ihn hinsichtlich der Software beraten. Nach der Entscheidungsfindung die Einführung begleiten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schulen, für Fragen erreichbar sein und im gesamten Prozess dem Kunden dabei helfen, besser zu werden. Dazu gehört es beispielsweise auch, Prozessverbesserungen aus der Praxis anzuregen. Und dafür muss der IT-Dienstleister das Business seines Kunden unbedingt durchdringen und mit verschiedenen Abläufen vertraut sein.

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Dank Sparringspartner besser werden und nicht auf die Bretter gehen

Es gibt viele Firmen, die Software-Systeme anbieten und implementieren können. Aber es lohnt sich unbedingt, genauer hinzusehen und die Rahmenbedingungen der infrage kommenden Dienstleister unter die Lupe zu nehmen. Wer keinen Bezug zur Logistik hat, wird bei der Einführung einer neuen Software kaum Erfahrung aus diesem Bereich einbringen oder gar Verbesserungsvorschläge machen können. Ein echter Sparringspartner, der bereits viele Projekte begleitet hat, kann das. Und wie beim Training für entscheidende Kämpfe im Boxring tut es auch bei einer Softwareeinführung manchmal weh, wenn das Gegenüber einen dazu bringt, eingeschliffene Prozesse zu überdenken. Denn zu einem erfolgreichen Sparring gehört nicht nur die Auseinandersetzung mit dem Gegenüber, sondern auch ein kritischer Blick auf sich selbst und die eigene Leistungsfähigkeit. Am Ende steht dann die Frage: Was kann oder muss getan werden, um besser zu werden? Die damit verbundene Erkenntnis liefert einen Mehrwert, der über die bloße technische Dienstleistung der Implementierung und Konfiguration einer Software hinausgeht. Die entscheidende Frage vor jeder Software-Einführung ist also: Welcher Dienstleister bringt Sie wirklich weiter?

 

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Herzstück neue Speditionssoftware: Mehr Change- als IT-Projekt

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Ein neues Transport Management System (TMS) aufzusetzen muss schnell gehen. Am liebsten per Knopfdruck: Ein Klick und alle Maschinen laufen mit voller Kraft, nur eben effizienter als zuvor. Vielleicht noch ein paar Schulungseinheiten für die Mitarbeiter und dann passt es schon. Unser Geschäft ändert sich ja nicht und es ist schließlich „nur“ ein Softwarewechsel. In der Realität ist ein TMS allerdings viel mehr als das und keineswegs mit gewöhnlichen Office-Anwendungen vergleichbar. Die Vorgaben und Prozessdefinitionen aus diesem System prägen die Arbeitsabläufe aller Mitarbeiter sowie die Datenqualität für alle Managementinformationen über Jahre, teilweise sogar Jahrzehnte. Nicht umsonst gilt das beinahe schon geflügelte Wort vom TMS als dem Herzstück jeder Spedition. Wer hier einen Eingriff vornimmt, operiert stets am offenen Herzen. Und weil so viel mehr daran hängt, ist die Einführung eines neuen TMS nicht bloß ein IT-, sondern ein Change-Projekt.

Die menschliche Komponente nicht unterschätzen

Mit dem TMS verhält es sich wie mit Herzen: Je älter sie sind, desto schwieriger wird ein Eingriff. Dabei geht es allerdings nicht um die technische Umsetzbarkeit, wie die Praxis immer wieder zeigt. Es geht vielmehr darum, ein Umdenken in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erreichen, indem sie frühzeitig involviert und auf die neuen Prozesse vorbereitet werden. Sonst kann es leicht geschehen, dass sie Wege suchen, um alte und vertraute Strukturen im neuen Tool nachzubilden. Denn bestimmte Abläufe sind nicht selten so eingeschliffen, dass man sich nur schwer davon lösen mag. Das kann tückisch werden, weil sie im neuen, modernen TMS beispielsweise nicht mehr an jeder beliebigen Stelle in den Prozess eingreifen können, um Daten zu ändern. Stattdessen braucht es von Beginn an eine hohe Datenqualität und Prozesstreue, von der Auftragserfassung über die Abfertigung und Disposition bis hin zur Abrechnung. Dass Logistiker die Bedeutung der menschlichen Komponente bei einem vermeintlich reinen IT-Projekt unterschätzen, kommt öfter vor – und zwar unabhängig von der Betriebsgröße.

Nicht nur Um- sondern auch Einstellungssache

Wie bei einer Herz-OP gibt es auch bei der Umstellung des Herzstücks jeder Spedition demnach zwei wichtige Aspekte: Den chirurgischen Eingriff (IT) und der mentale Umgang mit der Situation (Change). Beide sind eng miteinander verknüpft und bedingen einander, wenn der Eingriff gelingen soll. Idealerweise begleitet darum ein Team von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Umstellung schon in der Planungsphase. In dieser Zeit können auch Vorschläge aus der Operativen für das neue System berücksichtigt werden. Vor allem aber macht sich ein Kernteam bereits so früh wie möglich mit den Änderungen vertraut und kann seine Erfahrungen mit den anderen Kolleginnen und Kollegen teilen. Schulungen im Vorfeld und begleitend zur Umstellung fördern darüber hinaus nicht nur die Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter, sondern verkürzen sozusagen die „Reha“ enorm, also die Zeit nach der TMS-Umstellung, bis der Logistikdienstleister wieder voll leistungsfähig ist.

Die eigentliche Herausforderung findet also vor allem auf der menschlichen Ebene statt. Eine erfolgreiche TMS-Einführung ist darum idealerweise als Change-Prozess angesetzt. Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Vorteilen des neuen Systems überzeugt sind, weil es ihnen beispielsweise lästige Routineaufgaben wie eine wiederholte Datenprüfung abnimmt und sie frühzeitig in den Prozess eingebunden werden, ist die Erfolgsquote besonders hoch. Also: Keine Angst vor der speditionellen Herz-OP. Mit dem richtigen Mindset und Herangehen gelingt der Eingriff nicht nur. Danach geht es dem Patienten tatsächlich besser.