Jungfernflug in die Cloud
Ein neues Transportmanagementsystem einzuführen ist
für jede Spedition eine große Aufgabe. Das gilt besonders,
wenn man – im übertragenen Sinn – festen Boden verlässt
und sich für eine Cloud-Lösung entscheidet.
DVZ Artikel in der Sonderbeilage zu Software as a Service Transport Management Systeme
DVZ No 38 – 22. September 2021
Von Alessandro Meier
Echtzeitkommunikation, Systemintegration und Kennzahlenauswertung standen ganz oben unter den Auswahlkriterien für die neue Speditionssoftware bei Meier Logistik. Die Cloud-Anwendung sollte außerdem sicher und hochverfügbar laufen. Dieses Betriebsszenario hatte sowohl bei der Software für die Finanzbuchhaltung als auch beim Warehouse Management System (WMS) überzeugt. Denn mit der Lösung „Software as a Service“ konnten die üblichen Risiken beim Einsatz der Anwendungen signifikant verringert werden, ohne dafür eigene aufwendige Schritte unternehmen zu müssen. Darüber hinaus war klar: Ein neues TMS sollte auch das Arbeiten in Speditionskooperationen umfangreich unterstützen.
Entscheidung für Anaxco CargoSuite
Ein innovatives und flexibles TMS ist für eine Spedition ein elementares Werkzeug. Es ist auch Grundlage, um in der Kooperation mit den Kunden Prozesse zu monitoren und zu verbessern. Die Implementierung eines neuen TMS ist aber mit der Installation nicht abgeschlossen. Sie braucht vielmehr neue Expertise der Anwender und auch die Bereitschaft zu neuem, anderem Arbeiten. Das erfordert einen kontinuierlichen Lernprozess. Diesen Prozess ermöglicht bei Meier Logistik die Software CargoSuite von Anaxco. Ende 2019, als die Entscheidung für eine Software anstand, hatte Anaxco ausschließlich Referenzen mit On-Premise-Installationen bei Branchengrößen wie der Noerpel-Gruppe, Andreas Schmid Logistik oder der Zufall Logistics Group vorzuweisen. Gleichzeitig war die Cloud-Version von CargoSuite auf Basis des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 bereits fertig entwickelt. Meier Logistik wurde deshalb Pilotkunde von Anaxco in der neuen Welt.
Große zeitliche Herausforderung
Das Projekt begann im Februar 2020 ziemlich genau zum Start der Corona-Pandemie. Die entwickelte sich schnell zu einem großen Hindernis. Zudem hat die Dimension der Implementierung das kleine Team mit 40 TMS-Anwendern enorm gefordert. Es gelang nicht immer, die nötigen personellen Ressourcen rechtzeitig bereitzustellen – die Übernahme von Stammdaten und Auftragskonditionen wurde deshalb zu einer zeitlichen Herausforderung. In dieser Phase hielten die Experten von Anaxco das Projekt auf Kurs und halfen, rechtzeitig zu entscheiden, dass der Kunde mehr Zeit zur Vorbereitung auf den Echtbetrieb benötigte, um sich auf die neuen Rahmenbedingungen einzustellen. Das Anaxco-Team erledigte zahlreiche strukturelle Arbeiten. Die TMS- und Speditionsexperten richteten die Standardfunktionen ein und definierten Prozessstandards für sämtliche Grundfunktionen.
Das waren gute Voraussetzungen, um mit CargoSuite im Live-Betrieb durchzustarten. Denn die Voreinstellungen lassen sich mit der großen Bandbreite an Konfigurationsoptionen so individuell anpassen, dass sie spezielle Bedürfnisse erfüllen. Gleichzeitig bleibt die Software releasefähig und läuft bei sämtlichen Anwendern in derselben Version. Die Beschäftigten bei Meier Logistik bereiteten währenddessen mit Onlineschulungen und Trainingsvideos den Produktivstart vor. Die Mitarbeiter trainierten die neuen Funktionen am Bildschirm und machten sich sowohl mit den neuen Strukturen und Abläufen als auch mit den Funktionen und der Benutzeroberfläche der neuen Software vertraut.
Datenqualität wird gefördert
Zum Beispiel erfasst nun der Vertrieb wichtige Daten für die Auftragsbearbeitung und Abrechnung: Adressen, Maße und Gewichte, Gefahrgutinformationen und Zusatzservices. Fehlen diese Daten, können die nächsten Arbeitsschritte nicht wie geplant ablaufen – und: Die Leistung kann anschließend nicht vollständig abgerechnet werden. Damit beides fehlerfrei gelingt, fordert CargoSuite kontinuierlich dazu auf, fehlende Informationen zu ergänzen. Das fördert die Datenqualität.
Die Features unserer BI-Lösung im Überblick:
- Daten entscheidungsorientiert präsentieren
- Datentrends in einem Überblick
- Informationen nutzbar machen
- Einen Gewinn aus Ihren Geschäftsdaten ziehen
- Reduziert Reportingkosten
- Geringere Fehleranfälligkeit
- Umsatz- und Gewinnchancen erkennen
Produktivstart mit Bravour gemeistert
Den Produktivstart im Juli 2021 hat Meier Logistik mit Bravour gemeistert. Natürlich gab es zunächst Situationen, in denen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch an die neue Lösung gewöhnen mussten. Aber bereits zum Ende der ersten Arbeitswoche mit CargoSuite hatten sich die veränderten Strukturen stabilisiert. Sogar erste Ausgangsrechnungen konnte das Team bereits selbst erstellen, obwohl gerade hier größere Schwierigkeiten erwartet worden waren. Erwähnenswert ist auch, dass Anaxco die beiden anderen Cloud-Anwendungen – Finanzbuchhaltung und WMS – mit CargoSuite verbunden hat. Damit konnten weitere Medienbrüche in den Arbeitsabläufen eliminiert werden.
Jetzt gilt es, sukzessive durch Anwendung die vielen weiteren Potenziale von CargoSuite zu erschließen – zum Beispiel beim Monitoring von Prozessen. So ist etwa mit Microsoft Power-BI eine moderne Analysesoftware integriert, die durch Echtzeitberechnungen über das reine Controlling hinausgeht. Ziel ist es, die aktuellen Kennzahlen aus dem Produktivsystem für Echtzeitberichte in einem Dashboard aufzubereiten. Meier Logistik erhofft sich so deutlich größeren Einfluss auf Prozesse und Erträge und natürlich ein Höchstmaß an Transparenz für die Kunden aus Industrie und Handel. CargoSuite soll aber mittelfristig auch die Kosten deutlich senken. Die Software bringt neue Steuerungsmöglichkeiten und trägt so zur Verbesserung des Risikomanagements sowie der Ergebnisse bei. Die hohe Datenqualität bringt weitere Vorteile – ist sie doch zwingende Voraussetzung für eine automatisierte Abrechnung. CargoSuite ist hier nicht nur präzise und vollständig, sondern schließt auch deutlich früher die Fakturierung ab. Das beschleunigt den Rechnungsausgang und letztlich auch die Zahlungseingänge. Das wiederum kommt der Liquidität zugute.
Hilfe bei der Digitalisierung
Meier Logistik will mit Cargosuite auch den Weg zur Digitalisierung glätten. Das Unternehmen kann an den automatisierten Clearing- und Rückrechnungsverfahren der Stückgutsysteme teilnehmen. Und sukzessive soll ein Informationsportal entstehen, in dem Kunden alle Informationen zu Aufträgen sowie den Echtzeitstatus abrufen können. (kl)
Das Unternehmen
Die Spedition Klaus Meier GmbH wurde 1979 gegründet. Seit dem Jahreswechsel 2020/2021 firmiert sie als Meier Logistik GmbH. Das Unternehmen bietet deutschlandweit und international Transport- und Logistikdienstleistungen an. Mit Alessandro Meier, der seit Ende 2016 dem Unternehmen angehört, ist bereits die nächste Familiengeneration in die Geschäftsführung eingetreten.