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Anaxco

ANAXCO auf der Transport Logistics 2023 in München

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Jedesmal ist die Resonanz auf transport logistic in München gut. Alle Aussteller loben die guten Kontakte und Gespräche. Das Miteinander und die tollen Produkte auf der münchner Leitmesse für die Transportlogistik sind wiederkehrend immer besonders und ausgesprochen gut. Manchmal kann man gar nicht unterscheiden, ist es wirklich so toll gewesen oder doch eher der notwendige retrospektive Zweckoptimismus, der die Aufwände und Kosten rechtfertigt, die mit der Messe verbunden sind?

Dieses Jahr fühlte es sich allerdings deutlich anders an. Nachdem die Messe 2021 aus den bekannten Gründen ausfiel, war die ganze Ausstellung von einem Spirit umgeben, wie er seit langem nicht mehr zu spüren war. Bereits am Montag vor dem offiziellen Eröffnungstermin trafen sich die alten Hasen auf den Gängen und tauschten ihre persönliche Erwartungshaltung zu dem bevorstehenden Event aus. Man spürte schon dieses ungeduldige Kribbeln, verbunden mit den unausgesprochenen oder den teilweise sogar geäußerten Fragen und Zweifeln: Wie wird sie, diese Messe? Kommen die Kunden und Interessenten? Lohnt sich der ganze Aufwand oder sind die virtuellen Formate mittlerweile doch die bevorzugten?

 

Dann ging es los. Die Besucher kamen. Die Gespräche und Präsentationen begannen. Der Austausch fand statt. Alles hatte eine wahnsinnige Qualität. Der Spirit erfasste alle. Besucher und Aussteller vermittelten eine nicht zu erwartende Euphorie. Es gab konkrete Themen neben der üblichen Inspirationserwartung. Ziele, was in den kommenden Monaten oder auch Jahren verändert werden muss und soll. Eine Aufbruchstimmung verbunden mit dem Mut, die notwendigen Veränderungen angehen zu wollen. Kunden, die bestätigen, dass sie die richtige Strategie der Veränderung gewählt haben und sich über stabile und wirtschaftliche Systeme freuen. Sich darauf aber nicht ausruhen, eher die nächsten Schritte innerhalb der unternehmenseigenen Digitalisierungsstrategie konkret planen und umsetzen.

Selbst der Umgang mit vielen Wettbewerbern war deutlich entspannter. Immerhin kennt man sich ja bereits lange und das alte Versteckspiel der Vergangenheit wird allmählich durch Offenheit und Transparenz abgelöst. Eventuell ergeben sich ja sogar gemeinsame Geschäftsfelder. Bis vor Kurzem noch undenkbar.

Es war wirklich eine sehr gelungene Messe. Fast hatte es den Charme eines Klassentreffens, nur mit dem Unterschied, dass man nicht so viel in der Vergangenheit schwelgt, sondern gemeinsam etwas für die Zukunft anpacken will. Wir freuen uns auf alles, was nach der Messe kommt und natürlich auf die kommende Messe in 2025. Wir sehen uns in München. Gerne schon vorher.

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Transportmanagement – ein Job für Drahtzieher

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Sie kennen alle und jeden, haben überall hin Verbindungen und knüpfen bei Bedarf sofort neue Kontakte: echte Drahtzieher. Menschen, denen kaum eine Aufgabe zu schwer ist und die immer die Fäden in der Hand behalten. Sie verstehen es zu agieren, bevor andere sie dazu zwingen. Je komplexer die Aufgabe wird, desto beeindruckender sind diese Talente – und damit sind sie wie gemacht für die Logistik. Genauer gesagt für das Transportmanagement. Das ist ein Job für echte Drahtzieher. Vom Angebot bis zur Abrechnung behalten sie den Überblick über alle Stufen des Transportprozesses. Sie kennen Tarife und Konditionen, erstellen die optimale Tourenplanung, wissen immer, wo die Lkw sind, und können sofort nach der Zustellung fehlerfrei abrechnen, ohne dass eigene Leistungen vergessen gehen. Sie ahnen es vermutlich schon: Kaum ein Mensch ist so ein Tausendsassa. Aber wer fürs Transportmanagement eine Cloud-Plattform als Datendrehscheibe verwendet, kann sich auf einen echten digitalen Drahtzieher verlassen.

Warum Cloud-Plattformen fürs Transportmanagement prädestiniert sind

Abholtermine, Ladeadressen, Öffnungszeiten, Anmeldeprozesse: Für die Transportorganisation benötigen Speditionen und Logistikdienstleister eine Menge Fakten. Wo sind die Produktionsstätten ihrer Kunden? Von welchen Mitarbeitern werden sie betreut? Welche Frachtführer verfügen über geeignete Lkw und qualifizierte Fahrer? Wichtige Informationen, die Sie für effizientes Arbeiten nicht immer wieder neu erfassen sollten. Hier liegt die Stärke von Cloud-Plattformen: Sie verwalten Stammdaten zentral und führen im Prozessverlauf jeden neuen Status in derselben Datenbank. Sie wissen in Echtzeit, was Sache ist, und können über Programmierschnittstellen, sogenannte API, sogar externe Anwendungen wie etwa die mobile App für den Nahverkehr direkt integrieren. Damit erleichtern sie nicht nur die Organisation der Transporte. Sie stellen auch sämtliche Daten für die Auswertung über eine Anwendung wie Microsoft Power BI (Business Intelligence) in Echtzeit zur Verfügung. In ihnen laufen also buchstäblich alle Fäden zusammen.

Von der Planung bis zur Analyse: Verbesserung beginnt im Transportmanagement

Logistikprozesse automatisieren: ein ferner Traum? Im Gegenteil. Ein Transport Management System (TMS) als Cloud-Plattform bietet heute schon sämtliche Fähigkeiten, Abläufe in der Logistik nicht nur zu synchronisieren, sondern sie mit KI-basierter Auswertung durch maschinelles Lernen selbständig zu verbessern. Denn das System ist modular aufgestellt, kann jeden Prozessschritt entlang der Logistikkette in dieselbe Lösung integrieren und so die gesamte Supply Chain abdecken. Dabei ersetzt es manuelle Schnittstellen und hilft so, Fehler durch Übertragung und Mehrfacherfassung von Daten zu vermeiden. Nicht zuletzt schafft die Plattform zusätzliche Transparenz durch Statusupdates in Echtzeit. In der Cloud ist sie zudem überall verfügbar – an jedem Ort und auf jedem Endgerät. Redundante Datenhaltung und permanente Backups im laufenden Betrieb verringern die Einsatzrisiken. Und die Skaleneffekte der Shared Economy verbessern die Kostenstruktur für alle Anwender.

 

Transportmanagement auswerten: Der Schlüssel zur Effizienz

Wer Transporte steuert, sollte die Fakten kennen. Wenn alle Daten auf dem Tisch liegen, fallen Entscheidungen sachorientiert und wissensbasiert. Das macht die Cloud-Plattform zum echten Drahtzieher in der Steuerung. Denn sie verknüpft alle Datenquellen miteinander und überwacht den Planungserfolg durch Echtzeitauswertung. Neben der Stammdatenverwaltung orchestriert sie angeschlossene Systeme wie Fahrzeugtelematik und Statuswesen, Abrechnung, Dokumentenmanagement und natürlich Business Intelligence (BI). Wer diese Möglichkeiten verknüpft, erfüllt mit dem TMS die Anforderungen für:

  • Controlling
  • Prognosen
  • Automatisierung
  • CO2-Berechnung
  • Kundenservice

Dabei erledigt die BI-Anwendung mit übersichtlichen Visualisierungen und detaillierten Berichten die Kontrolle der aktuellen Ertragslage. Müssen Umschlagprozesse durch Umlagerungen optimiert werden? Wie erreichen Arbeitsaufträge schnellstmöglich die Hallencrew? Wie lassen sich dynamische Ladelisten mit angepasster Stoppreihenfolge erstellen – abgestimmt auf den Statusmonitor der Sendungen und einzelnen Packstücke? Wann sind die Touren bestmöglich geplant?

Die Cloud-Plattform trägt effizientes Transportmanagement

Wer all diese Informationen von Hand oder über Schnittstellen zusammenführen will, kann kaum von Echtzeitdaten profitieren. Proaktives Handeln sichert jedoch die Effizienz des Transportmanagements. Kurz gesagt: Nur wenn im TMS alle Informationen innerhalb derselben Datenbank quasi live vorliegen, lassen sich Logistikprozesse überhaupt ad hoc anpassen. Denn über die Cloud-Plattform ist es dann möglich, neue Handlungsanweisungen sofort oder sogar automatisch und regelbasiert auszugeben und zudem die einzelnen Arbeitsschritte parallel für die sofortige Abrechnung revisionssicher zu dokumentieren. Weil alle Verbindungen direkt stehen, werden die Prozesse schneller, sicherer und kostengünstiger.

 

Mit digitalem Drahtzieher: Transportmanagement über eine Cloud-Plattform

Optimale Transportplanung bedeutet, sämtliche Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Wer weder Zeit noch Geld verlieren will, hat deshalb praktisch keine Alternative dazu, eine Cloud-Plattform fürs Transportmanagement zu verwenden. Denn erst wenn in der Software alle Informationen in denselben Topf wandern und allen Beteiligten für ihre Aufgaben vorliegen, entstehen faktenbasierte Entscheidungen. Von der Routenoptimierung zur CO2-Vermeidung bis hin zum Zahlungsausfallsmanagement. Der Drahtzieher entscheidet, weil er alle Fäden in der Hand hält.

Andreas Schmid Group

Case Study Andreas Schmid

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Die Andreas Schmid Group aus Gersthofen teilt ihre Erfahrungen.

Eigentlich ist es fast immer klar, Projekte scheitern in der Projektphase oder sie sind immer ein Erfolg. Aber ist das wirklich so? Wir wollten es genau wissen und haben unsere Medienagentur Mainblick beauftragt mit einem unserer ganz frühen Kunden einmal kritisch zu hinterfragen wie das Projekt mit einem Abstand von mehr als fünf Jahren Wirkbetrieb bewertet wird. Wichtig war uns dabei einmal eine ehrliche Einschätzung zu erhalten, wie unser Kunde Andreas Schmid Group aus Gersthofen die Umstellung auf die CargoSuite bewertet. Was sich seitdem verändert hat und ob man mit der Entscheidung wirklich noch zufrieden ist?

Hier geht es zur Case Study.

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Das TMS ist tot. Es lebe das TMS!

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Am Anfang war das Speditionsbuch – so könnte man die Geschichte der Transport Management Systeme (TMS) beginnen, wenn man sie aufschreiben wollte. Denn tatsächlich ging es zu Beginn der Entwicklung in der Logistik vor allem darum, den gewohnten Papierprozess zu digitalisieren. Sie erinnern sich vielleicht noch an das mittlerweile schon beinahe legendäre Zitat von Thorsten Dirks, Vorstandsvorsitzender der Telefónica Deutschland von 2015: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Dieser Logik kann sich niemand entziehen. Deshalb konnte eine sinnvolle Digitalisierung des Speditionsbuches auch nicht bloß darin bestehen, die alten Abläufe exakt und unverändert digital abzubilden. Trotzdem wurden die Transport Management Systeme erst einmal immer umfangreicher.

TMS werden immer komplexer und aufgeblähter

„Historisch gewachsen“ – so umschreiben manche die Konstrukte liebevoll, die eigentlich schon längst aus der Zeit gefallen sind. Weil sie im Kern zwar noch ein TMS sind, aber mit so vielen Software-Anbauten, dass sie längst nicht mehr effizient funktionieren. Der Quellcode wurde aufgebläht, das Gesamtkonstrukt immer komplexer und schließlich nur noch für wenige Entwickler überhaupt durchschaubar. Denn viele Speditionen ließen sich ihre Software maßschneidern – weshalb neue Funktionen nicht einfach in den Standard integriert werden konnten. Stattdessen sind manche Systeme inzwischen von einem wahren Inselparadies an Detaillösungen umgeben. Mit einer Komplexität, die man bewundern kann, aber einer mitgeschleppten Historie im Code, die nicht mehr zielführend ist. Das klingt nach einer fernen Vergangenheit. Aber solche „historisch gewachsenen“ TMS sind auch heute noch vielerorts im Einsatz. Zum Problem geworden sind sie durch den Kundenanspruch, Optimierungen und neue Lösungen immer direkt im TMS vorzunehmen: Hier noch etwas anbauen und da noch etwas schrauben – schon passt es wieder. Auch für Spezialaufgaben, für die es eigentlich nie gedacht war. In der Konsequenz schaffen solche aufgeblähten Systeme längst nicht die erhoffte Effizienz.

Eine moderne Technologieumgebung ist der Schlüssel

Es ist ein wenig, als würde man den alten Rundhauber-Lkw aus den 70er Jahren im Fuhrpark über die Jahre retten wollen. Hier noch ein paar Sicherheitssysteme, dort noch einen Extra-Katalysator und dann noch eine Rückfahrkamera nachgerüstet – dann läuft er doch noch weiter! Warum etwas daran ändern? Mal ehrlich: das wäre doch eine absurde Vorstellung. Aber die digitale Welt ist so herrlich unkonkret. Wenn es nur Code ist, bleibt es schließlich immer noch digital. Wie schlecht kann das schon sein? Ich finde: Es wird Zeit, sich vom TMS zu verabschieden. Damit meine ich vor allem die Vorstellung, dass dieses System als eierlegende Wollmilchsau lebensfähig wäre. Es gibt längst eine Reihe von präziseren Instrumenten, die Informationen anreichern und im TMS sinnvoll ergänzen können. Technologieumgebung oder auch Ökosystem heißt hier das Stichwort. Dazu ist ein frischer Blick auf das Thema nötig. Das schließt den Willen ein, gewohnte Prozesse aufzubrechen, wenn es nötig ist. Denken Sie an die drastischen Worte von Thorsten Dirks. „Never change a running system“ und doch neue Technologien nutzen wollen, lässt sich eben nicht mehr miteinander vereinbaren.

Moderne TMS sind Teil einer Technologieumgebung

Das bedeutet beispielsweise für uns: Als Microsoft-Partner haben wir unser Produkt in deren Technologieumgebung integriert. Dort steht es nicht isoliert, sondern eingebettet in eine Vielzahl spezialisierter Lösungen – wie beispielsweise der Analysesoftware Power BI (Business Intelligence). Damit lassen sich nicht nur bereits abgeschlossene Leistungen auswerten, sondern auch Prognosen auf der Basis von Künstlicher Intelligenz erstellen. Mein Kollege Felix Samu hat das Thema BI hier sehr anschaulich beschrieben. Wer solche komplexen Analysen auch noch in sein TMS quetschen will, macht ein operatives Arbeiten mit dem System faktisch unmöglich. Schon allein aufgrund der erforderlichen Vielzahl an Rechenoperationen. Ein klassisches TMS ist sozusagen an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit gestoßen. Es kann nicht mehr aus sich heraus wachsen und weiter komplexer werden. Game Over. Dabei lässt es sich durchaus sinnvoll erweitern – wenn es die technologische Basis zur Nutzung von Microservices bietet. Damit integriert es ohne Leistungsverlust noch viele weitere Aufgaben. Das Transportmanagement bleibt also wichtiger Bestandteil der speditionellen Gleichung – es wird aber nie mehr die Universallösung für alle speditionellen Fragen sein.

DVZ

Jungfernflug in die Cloud

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Unter dieser Überschrift wurde der Start mit der CargoSuite Cloud-Applikation der Meier Logistik GmbH im TMS Themenheft der DVZ vom 22.09.2021 publiziert.

Ein neues Transportmanagementsystem einzuführen ist für jede Spedition eine große Aufgabe. Das gilt besonders, wenn man – im übertragenen Sinn – festen Boden  verlässt und sich für eine Cloud-Lösung entscheidet.

Der in Rottenburg am Neckar ansässige Logistiker entschied sich für die Pilotrolle die CargoSuite unter Microsoft Dynamics 365 als erster Kunde in den Wirkbetrieb zu nehmen. Die  digitale Ausrichtung des Unternehmens war und ist die Motivation technologisch ganz vorne mit dabei zu sein. Die Cloud war einer der wesentlichen Beweggründe für die Entscheidung als erster die CargoSuite in den Wirkbetrieb zu nehmen.

Bereits zum 01.07.2021 startete die Meyer Logistik GmbH mit dem neuen TMS durch. Mit Bravour wurde die Software eingeführt.  Jetzt geht es darum die wesentlichen Prozesse zu optimieren, den Funktionsumfang weiter im Unternehmen zu nutzen und sich in den Abläufen langfristig zu optimieren.

Hier geht’s zum DVZ Bericht.

Loxx

ANAXCO CargoSuite bei LOXX – Automatisch kluge Entscheidungen treffen

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In einem Interview mit Fiet Potthoff, IT-Projektmanager der LOXX Holding GmbH haben wir die Sicht unseres Kunden zum Projekt erfahren.

Seit der Einführung der ANAXCO CargoSuite profitiert LOXX von

  • Automatischen Prozessen: Weil Aufträge selbständig angenommen werden, haben die Mitarbeiter mehr Zeit für individuelle Kundenanforderungen.
  • Optimalen Produktionskosten: Die Software ermittelt für alle Aufträge den günstigsten Produktionsweg und hinterlegt ihn für die operativen Prozesse.
  • Proaktivem Risikomanagement: Direkt nach der Erfassung einer Sendung prüft das Business Intelligence System, wie eine pünktliche Zustellung sicher gelingt.

Mit welchen Zielen hat LOXX das Projekt gestartet?

Um seine Landverkehrssparte zukunftssicher aufzustellen, plante LOXX die Einführung eines neuen Transport Management Systems (TMS), das sich durch moderne Technologie und eine entwicklungsfähige Softwarearchitektur auszeichnen sollte. Die passende Lösung fand der Logistikdienstleister in der ANAXCO CargoSuite, in der die Verantwortlichen die beste Balance aus Innovation und Funktionstiefe erkannten. Ergänzend zum damaligen Entwicklungsstand musste jedoch noch eine Anbindung an die Speditionsnetzwerke erfolgen, mit denen LOXX zusammenarbeitet.

Was sich mit der CargoSuite für LOXX verbessert hat

Neben einer deutlich stärker automatisierten Sendungsbearbeitung, die operative Mitarbeiter entlastet, profitiert LOXX besonders durch die umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten der Anwendung. So hat der Logistikdienstleister Prozesse geschaffen, mit denen er die Zuverlässigkeit und Wirtschaftlichkeit seiner Leistungen absichern kann.

Vor dem Transport jeder einzelnen Sendung prüft der Logistikdienstleister direkt bei Auftragseingang automatisch, welcher Produktionsweg für das Unternehmen am wirtschaftlichsten ist. Dazu stellt die CargoSuite mit von LOXX selbst entwickelten Mechanismen Preisanfragen an die IT-Systeme der Kooperationen und legt die Rückmeldungen in den Sendungsdaten ab. Im Anschluss daran kann das TMS mit den Daten automatisch ein kostenorientiertes Routing festlegen.

Darüber hinaus profitiert der Logistiker von der Integration der Datenquellen in der ERP-basierten (Enterprise Ressource Planning) Software. Als Teil von Microsoft Dynamics ist die CargoSuite auch mit Business-Intelligence-Lösungen für die Datenanalyse verbunden. Darin ist es möglich, die aktuellen Produktionsdaten in Echtzeit auszuwerten. Aufgrund der Datenstruktur in der CargoSuite kann der Logistikdienstleister so bereits nach Erhalt der Auftragsdaten analysieren, ob die Sendungen mit dem vorgesehenen Routing innerhalb der vertraglich vereinbarten Laufzeit ans Ziel gelangen können. Die Software überprüft dafür auch, auf welchen Lkw beziehungsweise welche Linie die Fracht spätestens verladen werden muss, um die Vorgaben einzuhalten. Damit sichert LOXX die Produktion gemäß dem Kundenauftrag bestmöglich ab. Mit diesem Vorgehen konnte der Logistikdienstleister seine Produktionsqualität weiter verbessern und die Anzahl an Reklamationen weiter senken und durch das verbesserte systematische Risikomanagement seine Betriebsrisiken deutlich vermindern.

Kalkulierbare Kosten

„Seit der Einführung der CargoSuite haben wir unsere Prozesse automatisch sicher im Griff. Kostenermittlung und Datenanalyse in Echtzeit nutzen wir zur aktiven Produktionssteuerung. So können wir kalkulierbare Erträge erzielen und haben uns das Potenzial für weiteres Wachstum erschlossen. Ausschlaggebend dafür ist die konsequente Daten- und Prozessintegration, die wir in der CargoSuite sogar selbst umsetzen konnten.“

Fiet Potthoff, IT-Projektmanager LOXX Holding GmbH

 

Die vollständigen Erkenntnisse und die Quintessenz aus den Erfahrungen: TMS CargoSuite bei LOXX

Alles über LOXX Holding GmbH

 

 

Fünf Merkmale für die ideale BI-Berichtsanforderung 

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Mit diesen fünf Punkten vermeiden sie unnötigen Klärungsaufwand bei der Anforderungsanalyse für BI-Berichte. 

Wir haben bereits einen Blick auf die fünf häufigsten Fehler bei der BI-Einführung geworfen. Lassen Sie uns diesmal konkret betrachten, wie die ideale Berichtsanforderung im Rahmen einer Business-Intelligence-Einführung aussieht.

1. Die Form folgt der Funktion

Eine kurze Zusammenfassung der bereits existierenden oder neu zu erstellenden Berichte. Dabei steht der Inhalt, nicht das Format oder das Layout im Vordergrund. Aussagekraft und Nutzen der Auswertungen sind entscheidend, nicht die zwingende Fortführung von bestehenden Formaten. Dabei sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Was beinhaltet der Bericht?
  • Wer nutzt den Bericht und wer darf ihn (nicht) sehen?
  • Wie oft wird der Bericht verwendet?
  • Welche Aussagen und Erkenntnisse liefert der Bericht und für welche Entscheidungen dient er als Grundlage?

Der Aufwand, um veraltete Strukturen mühsam nachzubauen, ist in der Regel höher als einen neuen Bericht mit gewünschten Inhalten aufzusetzen. Am Ende geht es schließlich um den Informationsgehalt.

 

2. Den Filterwechsel beachten

Nach welchen Kriterien müssen Nutzer ein Berichtsergebnis einschränken können? Dabei sollte bedacht werden, dass eine Mehrfachauswahl durchaus erwünscht sein kann. Diese Information hilft dabei, gleich von Beginn an die nötigen Filteroptionen einzurichten und sofort möglichst aussagekräftige Auswertungen zu erhalten.

  • Beispiel: Ein Bericht soll nach Leistungsdatum, Debitor, Kostenstelle und Abteilung gefiltert werden können, um einen schnellen Überblick für das Controlling zu erlauben.

 

3. Die Felder bestellen

Ist erst einmal festgelegt, welche Informationen der Bericht liefern soll, geht es ins Feintuning. Sprich: Welche Detailinformationen werden im Bericht benötigt? Dazu hilft eine Auflistung aller benötigten Berichtsfelder. In der Regel wissen Unternehmen zumindest grob, auf welche Details es ihnen ankommt – auch dann, wenn es hierzu noch keine Vorlagen aus dem neuen TMS geben sollte.

Möchte ein Spediteur beispielsweise die Leistung seines Nahverkehrsunternehmers überwachen, ist es wichtig zu wissen, welche Kennzahlen und Berichtsfelder aus seiner Sicht dafür in Frage kommen.

  • Beispiel Unternehmerbericht: Anzahl der Einsatztage je Fahrzeug, Abhol- bzw. Zustellkosten je 100 Kilogramm Effektivgewicht, Anzahl der Abhol- und Zustellstopps, Anzahl der nicht zugestellten oder unzustellbaren und somit retournierten Sendungen.

 

4. Anforderungen präzise formulieren

Verwenden Sie eindeutige Definitionen und präzise Formulierungen ohne Abkürzungen. Diese orientieren sich idealerweise stark an den Begrifflichkeiten der zugrundeliegenden TMS-Lösung.

  • Negativbeispiel: Monat, Rel. und Gewicht.
  • Positivbeispiel 1: Leistungsmonat des Transportauftrags, Ausgangsrelation des Transportauftrags und Effektivgewicht des Transportauftrags in Kilogramm.
  • Positivbeispiel 2: Monat des Abfahrtsdatums der Hauptlauftour, Ausgangsrelation des Transportauftrags und kundenseitiges Frachtgewicht des Transportauftrags in Kilogramm.

Werden TMS- und BI-System gleichzeitig neu eingeführt, haben viele User noch nicht die nötige Zeit gehabt, sich detailliert mit dem neuen TMS-System auseinanderzusetzen. Daher kennen sie den gesamten Leistungs- und Funktionsumfang noch nicht so präzise, wie es die BI-Anforderung voraussetzt. Hier ist es von Vorteil, wenn beide Systeme aus einem Haus kommen. Kunden können von unserer Expertise und Erfahrung profitieren, weil wir als BI-Berater beispielsweise auch die Anforderungen unseres TMS sehr gut kennen und entsprechend beraten können.

 

5. Auf Vertraulichkeit achten

Falls es berichtsspezifisch vertrauliche oder abteilungsspezifische Inhalte gibt, sollte dies schon bei der Anforderungsbeschreibung vermerkt werden. Denn sie haben unmittelbaren Einfluss auf den Berichtsaufbau und allen darunterliegenden Datenbankstrukturen und Auswertungsprozeduren. Je nach interner Organisationsstruktur kann es notwendig sein, Berechtigungen bis auf kleinste Datensatz-Ebenen zu vergeben. Zum Beispiel, weil der Zugriff auf Erlöse und Kosten nicht für alle Abteilungen erlaubt werden soll.

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Die fünf häufigsten Fehler bei der BI-Einführung

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  1. „Das machen wir neben der TMS-Einführung.“

    Der Umfang einer BI-Einführung wird unterschätzt. Häufig läuft die Einführung einer Business Intelligence als Nebenschauplatz parallel zu anderen Projekten, beispielsweise der Einführung eines neuen Transport Management Systems (TMS). Und nicht selten ist dasselbe Team für die Aufgleisung beider Systeme verantwortlich. Die Folge: Im Berichtswesen kommt es zu erheblichen zeitlichen Verzögerungen, weil die Mitarbeiter sich vor allem auf die TMS-Einführung konzentrieren.BI ist kein Selbstläufer. Betrachten Sie die BI-Einführung als eigenständiges Projekt. Benennen Sie einen eigenen Projektmanager und stellen Sie ein abteilungsübergreifendes Team zusammen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie zum einen Input aus allen Fachbereichen erhalten und es zugleich in jedem Bereich einen Wissensträger gibt, der bereits mit der BI vertraut ist. Das hat auch noch weitere Vorteile, die in den Punkten 2 und 5 deutlich werden.

  2. „Business Intelligence ist Excel 2.0.“

    Falsche Vorstellungen von BI. Business Intelligence kann mehr als eine Exceltabelle. Doch häufig leitet sich die Erwartung an BI aus der bisherigen Praxis ab. Und die bestand in vielen Fällen darin, umfangreiche Tabellen auf der Basis von einzeln abgefragten Daten aus zahlreichen Bereichen und Abteilungen zu pflegen. Eine BI wird entsprechend oft wie ein Excel-Tool gesehen, mit dem sich Einzeldaten aus einem TMS exportieren und anschließend nachbearbeiten lassen.Aber BI ist nicht Excel 2.0. Es ermöglicht umfassendere und aussagefähigere Berichte, lässt sich schnell an andere Datenquellen wie TMS anbinden und beschleunigt unter anderem die Datenabfrage durch regelmäßige automatisierte Prozesse. Damit bildet es eine eindeutige Datengrundlage, arbeitet verlässlicher als eine Tabellenkalkulation und liefert stabile und aussagekräftigere Berichte. BI erleichtert auch die Fehlersuche erheblich: Während die Fehler in Excel schwer zu finden sind, lässt BI zahlreiche Fehler überhaupt nicht zu. Vor allem aber bietet eine BI einen schnellen Überblick über die Faktoren, die herausstechen. Statt alles überblicken zu müssen, können Sie sich gezielt auf die Merkmale konzentrieren, die stark von der Norm abweichen, und entsprechend reagieren. Und bei großen Datenmengen mit mehr als einer Million Zeilen hat Excel ohnehin keine Chance mehr. Für moderne Datenbanksysteme sind solche Größenordnungen kein Problem. Zudem werden diese Datenbanken laufend im Hinblick auf Performance optimiert.

  3. „Das haben wir schon immer so gemacht.“

    Alte Strukturen sollen unhinterfragt übernommen werden. Bei der Einführung einer BI werden zunächst einmal sämtliche Berichte herangezogen, die bisher erstellt wurden. Die Vorgabe: Alle Reports müssen im neuen BI ebenfalls abgebildet werden. Dabei wird häufig nicht berücksichtigt, welche Auswertungen bereits in anderen Systemen abgerufen werden und vor allem, welche wirklich noch benötigt werden. Häufig ist eine Vielzahl von Berichten historisch gewachsen. In der Folge werden dann beispielsweise alte TMS-Strukturen und -inhalte künstlich im neuen BI nachgebildet. Das steigert die Komplexität, erhöht die Kosten für den nötigen Programmieraufwand und läuft schließlich dem eigentlich verfolgten Ziel entgegen, Berichte übersichtlicher zu gestalten.Jede Software-Neueinführung geht mit operativen Prozessveränderungen einher. Darum ist es nicht nur wichtig, die Grundbegriffe und Funktionen der neuen Software zu kennen. Es ist ebenso wichtig, die eigenen bisherigen Berichtsanforderungen zu überprüfen. Legen Sie fest, welche Berichte sie wirklich brauchen und worauf diese abzielen. Benötigen sie wirklich 50 verschiedene Berichte, oder reichen nicht doch maximal 20 aus? Klären Sie mit ihrem IT-Dienstleister die Definitionen auch für oberflächlich trivial erscheinende Merkmale (zum Beispiel Effektivgewicht vs. Abrechnungsgewicht) genau, um möglichst präzise und aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten.

  4. „Dafür haben wir Sie doch engagiert.“

    Der Self-Service-Gedanke wird ausgeblendet. Nicht zuletzt deshalb, weil die BI-Einführung als Prozess unterschätzt wird, wird auch der Self-Service-Anspruch außer Acht gelassen. Das bedeutet: Unternehmen sind ohne sogenannte Key-User, die im Umgang mit der BI besonders geschult sind, für jede zu erstellende Auswertung auf den Dienstleister angewiesen. Und wenn Key-User benannt und geschult werden, bleibt ihnen neben dem hektischen Tagesgeschäft und sonstigen aufwändigen Kalkulationsaufgaben (z. B. für Ausschreibungen) kaum Zeit für diese Aufgabe.Wer also den Self-Service-Gedanken ernst nehmen will, muss seinen Key-Usern dafür entsprechende Zeitfenster einräumen. Nur so können Unternehmen viele Anforderungen selbst abbilden. Wir empfehlen allen Firmen, bei denen wir eine BI einführen, Key-User schulen zu lassen. Diese lernen, sich in der modernen Datenbank-Umgebung sicher bewegen zu können. Dazu gehören neben SQL weitere Tools, mit denen man schnell und einfach Ad-Hoc-Berichte erstellen kann. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen macht eine Vertretung durch einen externen Dienstleister beispielsweise in Urlaubsfällen Sinn. Aber generell ist das Einsparpotenzial durch die Ausbildung von Key-Usern nicht unbeträchtlich. Zudem werden Flexibilität und Unabhängigkeit im Berichtswesen deutlich erhöht.

  5. „Das ist aber ganz schön komplex.“

    BI-Berichte werden unnötig aufgebläht. Oft werden operative Auswertungen als BI-Berichte definiert, obwohl diese beispielsweise bereits über das TMS verfügbar sind. Hinzu kommt, das unterschiedliche Berichte aus verschiedenen Abteilungen als Anforderungen eingereicht werden, die sich mit einem einzigen Bericht abdecken ließen.Selten benötigte Abfragen können durch Key-User über eine SQL-Abfrage direkt im Data Warehouse erfolgen und müssen nicht zu einem aufwendigen Regelbericht werden. Für den Großteil der Auswertungen reicht eine Tages-, Wochen- oder Monatsauswertung völlig aus. Durch die dynamischen Zeitfilter ist die Berichtsausgabe aber so flexibel, dass sie alle gewünschten Zeitdimensionen abdecken kann. Und mit der frühzeitigen Einbeziehung von Kollegen aus allen Abteilungen stellen Sie sicher, dass Berichtsanforderungen sich früh miteinander abgleichen lassen und gebündelt gestellt werden.

Fazit

Die BI-Einführung ist ein eigenständiges Projekt und sollte mit entsprechenden zeitlichen Ressourcen bedacht werden. Denn BI kann mehr und ist aussagekräftiger als Excel, ist aber dafür auch komplexer. Wer frühzeitig ein Projektteam einrichtet, das Berichtsanforderungen aus allen Unternehmensbereichen gewichtet, hinterfragt und bündelt, gewinnt damit einen schnelleren und effizienteren Einstieg in die BI-Welt. Key-User, die sich sicher in der Datenbankumgebung bewegen können, sind zudem ein Muss – gerade für mittelständische Logistiker.