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Manuelle Prozesse: Scheitern Sie old school?

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„Beam die Sendung up, Manni!“ Ein Glück, dass dieser Satz wohl nie in einer Speditionsanlage fallen wird. Und das nicht nur, weil diese Mischung aus Deutsch und Englisch wirklich grausam klingt. Beim Gedanken daran, komplexe Güter zu dematerialisieren und sie kurz drauf andernorts wieder auftauchen zu lassen, wird vielen außer Physikern und Star-Trek-Fans ein bisschen flau im Magen. Und das Geschäftsmodell von Speditionen wäre sowieso dahin – denn wer müsste dann noch Güter transportieren und umschlagen? – Es steht also fest, dass Logistik in der absehbaren Zukunft nicht auf manuelle Prozesse verzichten kann. Dennoch werden diese an vielen Stellen immer weiter zurückgedrängt: dort, wo es um Transportkoordination und Abrechnung geht. Mit recht, weil sich komplexe Lieferketten nicht mehr old school von Hand steuern lassen. Wer groß scheitert, tut dies old school. Aber warum ist das so?

Suchen ist out: Warum manuelle Prozesse in der Steuerung von gestern sind

Der Nahverkehr hat beim Kunden eine Sendung abgeholt, sie am Terminal der Spedition entladen – und nun ist sie nicht mehr auffindbar? Suchen ist angesagt? Eines steht fest: Ein Logistiker, der sich in diesem Szenario wiederfindet, hat dringenden Modernisierungsbedarf. Denn es ist einfach nicht mehr zeitgemäß, den Status eines Auftrags nicht zu kennen! Dafür haben die Unternehmen der Branche eine Vielzahl technologischer Lösungen entwickelt, die – intelligent verbunden und gesteuert – die gesamte Logistikkette automatisieren können. Wohlgemerkt nicht die physischen Güterbewegungen, aber immerhin deren Koordination und Abrechnung. Administrative und operative Aufgaben sind so eng zusammengerückt, dass sie untrennbar miteinander verwoben sind. Im Mittelpunkt davon stehen eben jene manuellen Prozesse, die durch den Einsatz von Apps in kaufmännische Workflows integriert sind:

  • auf Scannern
  • auf Tablets
  • auf mobilen Datenendgeräte (MDE)
  • auf Smartphones

Denn es steht nicht weniger auf dem Spiel als der wirtschaftliche Ertrag des Logistikers, wenn eine Sendung die Umschlaghalle erreicht. Schließlich kann die Spedition nun noch das bestmögliche Routing für den Transport festlegen. Mit dem Eingangsscan prüft die Auftragsdatenbank im Hintergrund automatisch, ob die üblichen Fahrzeiten auf der nächsten Teilstrecke noch dafür genügen, die Packstücke bis zur unüberwindbaren Deadline an die nächste physische Schnittstelle zu bringen. Fällt die Prüfung negativ aus, sollte die Disposition sofort umplanen, die Sendung auf einen anderen Transportweg lenken und den Mitarbeitern im Umschlag die entsprechenden Informationen auf ihre MDE spielen. Wer stattdessen mit Papierlisten arbeitet, die vor Schichtbeginn im Umschlag ausgedruckt wurden, verspielt diese Option unwiderruflich – und scheitert manuell daran, gutes Geld zu verdienen.

In manuellen Prozessen müssen Sie sich jede Information selbst holen

Können Sie immer an alles Wichtige gleichzeitig denken? Und deshalb jeden einzelnen Arbeitsschritt immer in der bestmöglichen Reihenfolge ausführen? Nicht weniger als dieser Erwartungshaltung sind Sie ausgesetzt, wenn Sie die Transportorganisation manuell steuern. Denn sobald Sie etwas vergessen, fehlt eine entscheidende Information – und der Prozess kommt zum Stillstand. Der klassische Ausweg aus diesem Dilemma ist es, dass wir uns Checklisten anfertigen, damit uns wirklich nichts durch die Lappen geht. Aber merken Sie etwas: Spätestens in diesem Moment arbeiten wir nahezu voll manuell und verlieren Geschwindigkeit. Denn – das ist eine wichtige Wahrheit der Digitalisierung – IT-Systeme können im Minimum eine deutlich höhere Anzahl von Informationen gleichzeitig verarbeiten als jeder Mensch und so natürlich auch eine Unmenge von Transport auf einmal überwachen – ihr großer Vorteil. Jedenfalls wenn die Prämissen klar gesetzt sind und die Regeln für den Fortschritt von einem Status zum nächsten eindeutig definiert. Dann arbeiten die Maschinen selbständig, ohne menschlichen Input zu benötigen. Erst wenn sie den nächsten logischen Schritt nicht mehr selbst festlegen können, muss wieder ein Mensch eingreifen, der die Entscheidung übernimmt. Push-Prinzip heißt diese Vorgehensweise, bei der die Software den Anwendern ihre Aufgaben direkt zuweist und sie damit gleichzeitig davon entlastet, auch all die Sendungen von Hand überwachen zu müssen, bei denen sowieso alles klar geht.

Mit mobilen Apps automatisieren Sie manuelle Prozesse

Wer Dienstleistungen und Prozesse effizient steuern will, führt die operative Ausführung und ihre administrative Begleitung so eng wie möglich zusammen. Ein Beispiel: Wie viele Sendungen eines Kunden haben Sie vor der Zustellung an die Empfänger tatsächlich neutralisiert? Eine Zahl, die Sie ohne großen Aufwand ermitteln sollten, wenn Sie wirtschaftlich arbeiten wollen. Die Lösung: Ihr Team, das die Mehrwertservices ausführt, erhält nicht nur die Aufträge zum Umpacken via MDE. Es erfasst auch die Daten der ausgeführten Arbeiten auf dem Gerät, von wo aus die Stückzahlen in Echtzeit ins Auftragsmanagement übernommen werden. Und die mobilen Lösungen schaffen noch viel mehr in der Logistik. Denn sie behalten bereits die übernächsten Schritte auf dem Weg zum Ziel im Blick, wenn die Umschlagcrew das eintreffende Fahrzeug gerade erst entplombt. Ergebnis: Terminsendungen auf dem eingehenden Fahrzeug werden priorisiert direkt auf demnächst ausgehende Nahverkehrstouren verladen, ohne in einer Pufferzone auf den nächsten Arbeitsgang zu warten. Und kommen Sie mir jetzt nicht damit, dass Ihr Hallenmeister das alles auch so erkannt und veranlasst hätte. Gegenfrage: Was machen Sie, wenn er im Urlaub oder krank zu Hause ist? Können Sie sich wirklich dauerhaft und systematisch auf so viel Erfahrung verlassen? Bei nüchterner Betrachtung ist klar, dass es äußerst rational ist, auf mehr IT-Unterstützung zu vertrauen und die Prozessqualität durch Automatisierung zu verbessern.

Manuelle Prozesse abhaken: Mehr Digitalisierung wagen

„Entscheidend ist, was hinten rauskommt“, hat Altkanzler Helmut Kohl in einer Rede formuliert. Und die Geschichte hat den Historiker jedenfalls nicht umfassend widerlegt. Mit digitalen Logistikprozessen verhält es sich auch nur ein wenig anders: Sie sollten durchgängig sein, von Ende zu Ende. Logiker mögen einwenden, dass es sich auf einer Seite wohl eher um den Anfang handeln müsse. Die Botschaft bleibt gleich: Wenn Speditionen die Abläufe eines Transports durch Prozessdigitalisierung ohne Medienbrüche steuern, machen sie weniger Fehler, verbessern Qualität und Service – und werden am Ende schlicht erfolgreicher sein. Wann schließen Sie mit unnötigen manuellen Prozessen ab?

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Disruption und Tradition: Es geht um den Spirit, nicht um das Logo

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Nintendo stellte Spielkarten her, Nokia Toilettenpapier und Lego Holzspielzeug. Heute sind diese Marken für andere Produkte bekannt. Ihre Geschäftsfelder haben sich radikal gewandelt und sie haben den damit einhergehenden Umbrüchen erfolgreich getrotzt. Das ist alles andere als selbstverständlich, denn die zentrale Frage für jedes Unternehmen – auch in der Logistik – lautet: Wie viel Tradition muss bewahrt, wie viel Disruption gewagt werden? Warum längst nicht jedes Unternehmen eine erfolgreiche Antwort auf den Wandel – auch Change genannt – findet und warum die Lösung auch nicht unter einer Laterne zu finden ist.

Suchscheinwerfer müssen schon richtig justiert sein

Der Wandel ist ein sensibles Thema. Der Kommunikationsforscher Paul Watzlawick benannte dazu in seiner „Anleitung zum Unglücklichsein“ ein Konzept mit der Überschrift „Mehr desselben“. Dazu liefert er ein Beispiel:

Unter einer Straßenlaterne steht ein Betrunkener und sucht intensiv nach etwas. Ein vorbeigehender Polizist fragt ihn, was er verloren habe. „Meinen Schlüssel”, antwortet der Mann. Der hilfsbereite Gesetzeshüter schließt sich darauf der Suche an, bis er nach einiger Zeit der erfolglosen Untersuchung wissen will, ob der Mann sicher sei, seinen Schlüssel gerade an dieser Stelle verloren zu haben. Darauf erklärt dieser: „Nein, nicht hier, sondern dort hinten – aber dort ist es viel zu dunkel.“

Dies beschreibt – wie ich finde – auf anschauliche Weise, wie einige Unternehmen den Wandel angehen. Es werden Maßnahmen in Angriff genommen, die zunächst logisch und sinnvoll erscheinen, eben dort, wo man gut sieht. Dass das allerdings nicht immer auch die richtige Stelle sein muss, zeigt sich daran, dass der Erfolg ausbleibt. Nun wird allerdings nicht die Maßnahme hinterfragt. Vielmehr wird unterstellt, dass man sich nicht genügend bemüht hat, also werden die Aktivitäten mit mehr Engagement verstärkt. Aber wird es dadurch zwangsläufig besser? Mit anderen Worten: Es lohnt sich nicht, an Lösungswegen festzuhalten, die nicht zum Erfolg führen. Vielleicht waren sie in der Vergangenheit bei anderen Herausforderungen hilfreich und haben funktioniert. Das macht sie allerdings nicht zu Universalschlüsseln für jedes Problem. Hätte Nintendo beispielsweise an der Herstellung von Spielkarten festgehalten, obwohl deren Beliebtheit drastisch zurückging, wäre das Unternehmen vielleicht längst verschwunden. Und würden Logistiker heute noch mit Lochkarten arbeiten und alte Rundhauber-Lkw fahren, wären sie ganz sicher auch nicht mehr konkurrenzfähig. Entscheidend für einen gelungenen Wandel ist es also, dass die Suchscheinwerfer sozusagen bei der Identifizierung des Problems und beim Einleiten entsprechender Maßnahmen auch richtig justiert sind.

Es kommt auf den Spirit an, nicht auf die Chronik

Die Anpassung an äußere Umstände ist allerdings nur eine Facette. Ebenso wichtig ist es, den eigentlichen Kern dessen nicht zu verlieren, was das Unternehmen erfolgreich gemacht hat. Nennen wir es den Spirit, weil es um mehr geht, als sich der eigenen Tradition bewusst zu sein. Es geht nicht darum, eine Chronik zu pflegen und akribisch alle historischen Unterlagen in einem Archiv zu sammeln. Es geht darum sich klarzumachen, was die besonderen Stärken des eigenen Unternehmens sind, um sich darauf zu besinnen.

Wenn es um den Wandel im Unternehmen geht, sieht das nicht selten so aus: Es wird ein neuer Claim zusammen mit einem neuen Logo entworfen. Beide werden unheimlich stark mit sublimen Botschaften aufgeladen, die bei der Zielgruppe und weiteren Stakeholdern natürlich sofort bestimmte Assoziationen und unterbewusste Impulse auslösen. In der Theorie zumindest. Der Prozess dauert ein bis zwei Jahre, kostet reichlich Geld und bringt am Ende herzlich wenig, wenn er nicht auf einer Change-Strategie mit zahlreichen weiteren Maßnahmen fußt. Denn Wandel findet nicht an der Oberfläche statt. Mit dem Wissen über den eigentlichen Spirit ihrer Firma haben Sie dagegen bereits einen guten Kompass für Veränderungen und wissen, was sich über die Jahre bewährt hat. Das können Aspekte wie besondere Kundennähe und Vernetzung in einem speziellen Bereich sein oder eine grundsätzliche Philosophie darüber, wie sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Ihnen fühlen sollen.

Wandel ist mehr als ein neues Logo

Es gibt wenige universelle Lehren in diesem Zusammenhang. Für jedes Unternehmen sehen die nötigen Entscheidungen anders aus. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, bei Change-Prozessen externe Berater hinzuzuziehen, die den gesamten Vorgang begleiten und coachen. Aber auch hier gilt, dass es die richtige Wahl sein muss und die Beratung mit der unbedingt notwendigen Fachkompetenz der jeweiligen Branche einhergeht. Eine grundsätzliche Regel ist, sich nicht nur einen neuen Anstrich zu geben, sondern Prozesse unter der Oberfläche anzugehen. Was in der Vergangenheit funktioniert haben mag, ist womöglich schon längst nicht mehr zeitgemäß. Also hören Sie auf, unter der Laterne zu suchen. Für Logistiker bedeutet das: Schluss mit Software-Insellösungen oder Workarounds, wenn die digitale Welt sich doch längst weitergedreht hat. Change ist eben mehr als ein neues Logo.

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Transportmanagement – ein Job für Drahtzieher

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Sie kennen alle und jeden, haben überall hin Verbindungen und knüpfen bei Bedarf sofort neue Kontakte: echte Drahtzieher. Menschen, denen kaum eine Aufgabe zu schwer ist und die immer die Fäden in der Hand behalten. Sie verstehen es zu agieren, bevor andere sie dazu zwingen. Je komplexer die Aufgabe wird, desto beeindruckender sind diese Talente – und damit sind sie wie gemacht für die Logistik. Genauer gesagt für das Transportmanagement. Das ist ein Job für echte Drahtzieher. Vom Angebot bis zur Abrechnung behalten sie den Überblick über alle Stufen des Transportprozesses. Sie kennen Tarife und Konditionen, erstellen die optimale Tourenplanung, wissen immer, wo die Lkw sind, und können sofort nach der Zustellung fehlerfrei abrechnen, ohne dass eigene Leistungen vergessen gehen. Sie ahnen es vermutlich schon: Kaum ein Mensch ist so ein Tausendsassa. Aber wer fürs Transportmanagement eine Cloud-Plattform als Datendrehscheibe verwendet, kann sich auf einen echten digitalen Drahtzieher verlassen.

Warum Cloud-Plattformen fürs Transportmanagement prädestiniert sind

Abholtermine, Ladeadressen, Öffnungszeiten, Anmeldeprozesse: Für die Transportorganisation benötigen Speditionen und Logistikdienstleister eine Menge Fakten. Wo sind die Produktionsstätten ihrer Kunden? Von welchen Mitarbeitern werden sie betreut? Welche Frachtführer verfügen über geeignete Lkw und qualifizierte Fahrer? Wichtige Informationen, die Sie für effizientes Arbeiten nicht immer wieder neu erfassen sollten. Hier liegt die Stärke von Cloud-Plattformen: Sie verwalten Stammdaten zentral und führen im Prozessverlauf jeden neuen Status in derselben Datenbank. Sie wissen in Echtzeit, was Sache ist, und können über Programmierschnittstellen, sogenannte API, sogar externe Anwendungen wie etwa die mobile App für den Nahverkehr direkt integrieren. Damit erleichtern sie nicht nur die Organisation der Transporte. Sie stellen auch sämtliche Daten für die Auswertung über eine Anwendung wie Microsoft Power BI (Business Intelligence) in Echtzeit zur Verfügung. In ihnen laufen also buchstäblich alle Fäden zusammen.

Von der Planung bis zur Analyse: Verbesserung beginnt im Transportmanagement

Logistikprozesse automatisieren: ein ferner Traum? Im Gegenteil. Ein Transport Management System (TMS) als Cloud-Plattform bietet heute schon sämtliche Fähigkeiten, Abläufe in der Logistik nicht nur zu synchronisieren, sondern sie mit KI-basierter Auswertung durch maschinelles Lernen selbständig zu verbessern. Denn das System ist modular aufgestellt, kann jeden Prozessschritt entlang der Logistikkette in dieselbe Lösung integrieren und so die gesamte Supply Chain abdecken. Dabei ersetzt es manuelle Schnittstellen und hilft so, Fehler durch Übertragung und Mehrfacherfassung von Daten zu vermeiden. Nicht zuletzt schafft die Plattform zusätzliche Transparenz durch Statusupdates in Echtzeit. In der Cloud ist sie zudem überall verfügbar – an jedem Ort und auf jedem Endgerät. Redundante Datenhaltung und permanente Backups im laufenden Betrieb verringern die Einsatzrisiken. Und die Skaleneffekte der Shared Economy verbessern die Kostenstruktur für alle Anwender.

 

Transportmanagement auswerten: Der Schlüssel zur Effizienz

Wer Transporte steuert, sollte die Fakten kennen. Wenn alle Daten auf dem Tisch liegen, fallen Entscheidungen sachorientiert und wissensbasiert. Das macht die Cloud-Plattform zum echten Drahtzieher in der Steuerung. Denn sie verknüpft alle Datenquellen miteinander und überwacht den Planungserfolg durch Echtzeitauswertung. Neben der Stammdatenverwaltung orchestriert sie angeschlossene Systeme wie Fahrzeugtelematik und Statuswesen, Abrechnung, Dokumentenmanagement und natürlich Business Intelligence (BI). Wer diese Möglichkeiten verknüpft, erfüllt mit dem TMS die Anforderungen für:

  • Controlling
  • Prognosen
  • Automatisierung
  • CO2-Berechnung
  • Kundenservice

Dabei erledigt die BI-Anwendung mit übersichtlichen Visualisierungen und detaillierten Berichten die Kontrolle der aktuellen Ertragslage. Müssen Umschlagprozesse durch Umlagerungen optimiert werden? Wie erreichen Arbeitsaufträge schnellstmöglich die Hallencrew? Wie lassen sich dynamische Ladelisten mit angepasster Stoppreihenfolge erstellen – abgestimmt auf den Statusmonitor der Sendungen und einzelnen Packstücke? Wann sind die Touren bestmöglich geplant?

Die Cloud-Plattform trägt effizientes Transportmanagement

Wer all diese Informationen von Hand oder über Schnittstellen zusammenführen will, kann kaum von Echtzeitdaten profitieren. Proaktives Handeln sichert jedoch die Effizienz des Transportmanagements. Kurz gesagt: Nur wenn im TMS alle Informationen innerhalb derselben Datenbank quasi live vorliegen, lassen sich Logistikprozesse überhaupt ad hoc anpassen. Denn über die Cloud-Plattform ist es dann möglich, neue Handlungsanweisungen sofort oder sogar automatisch und regelbasiert auszugeben und zudem die einzelnen Arbeitsschritte parallel für die sofortige Abrechnung revisionssicher zu dokumentieren. Weil alle Verbindungen direkt stehen, werden die Prozesse schneller, sicherer und kostengünstiger.

 

Mit digitalem Drahtzieher: Transportmanagement über eine Cloud-Plattform

Optimale Transportplanung bedeutet, sämtliche Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Wer weder Zeit noch Geld verlieren will, hat deshalb praktisch keine Alternative dazu, eine Cloud-Plattform fürs Transportmanagement zu verwenden. Denn erst wenn in der Software alle Informationen in denselben Topf wandern und allen Beteiligten für ihre Aufgaben vorliegen, entstehen faktenbasierte Entscheidungen. Von der Routenoptimierung zur CO2-Vermeidung bis hin zum Zahlungsausfallsmanagement. Der Drahtzieher entscheidet, weil er alle Fäden in der Hand hält.

Andreas Schmid Group

Case Study Andreas Schmid

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Die Andreas Schmid Group aus Gersthofen teilt ihre Erfahrungen.

Eigentlich ist es fast immer klar, Projekte scheitern in der Projektphase oder sie sind immer ein Erfolg. Aber ist das wirklich so? Wir wollten es genau wissen und haben unsere Medienagentur Mainblick beauftragt mit einem unserer ganz frühen Kunden einmal kritisch zu hinterfragen wie das Projekt mit einem Abstand von mehr als fünf Jahren Wirkbetrieb bewertet wird. Wichtig war uns dabei einmal eine ehrliche Einschätzung zu erhalten, wie unser Kunde Andreas Schmid Group aus Gersthofen die Umstellung auf die CargoSuite bewertet. Was sich seitdem verändert hat und ob man mit der Entscheidung wirklich noch zufrieden ist?

Hier geht es zur Case Study.