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Jetzt digital: Drei gute Gründe, die Digitalisierung jetzt voranzutreiben

„Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt: ‚schnellere Pferde‘.“ Dieses Zitat wird Automobilpionier Henry Ford zugeschrieben. Die Frage – so könnte ich mir vorstellen – lautete vielleicht, warum er denn so sehr von Autos überzeugt sei, obwohl Pferde doch alles böten, was die Menschen brauchen. Aber Innovationen entstehen eben nicht aus dem Festhalten an dem, was ist. Sondern daraus, vorauszuschauen, neue Wege zu gehen und sich bietende Möglichkeiten zu ergreifen. So ist es auch mit der Digitalisierung. Und gerade jetzt gibt es drei sehr gute Gründe für Unternehmen, die Digitalisierung ihres Betriebs zu forcieren.

  1. Die bundesweite Förderung „Digital Jetzt!“ gibt Finanzhilfen

Das Bundeswirtschaftsministerium unterstützt mit dem finanziellen Förderprogramm „Digital Jetzt!“ kleine und mittlere Unternehmen bis 499 Beschäftigten bei ihren Digitalisierungsvorhaben. Dazu gibt es zwei Fördermodule, die für Investitionen in digitale Technologien oder auf Investitionen in die Qualifizierung der Mitarbeitenden gedacht sind. Die maximale Fördersumme beträgt 50.000 Euro pro Unternehmen, bei Investitionen von Wertschöpfungsketten oder -netzwerken kann sie sogar bis zu 100.000 Euro betragen. Wichtig: Die Investitionen in Hard- und Software sind förderfähig, wenn ein direkter inhaltlicher Bezug zum Digitalisierungsvorhaben oder den Förderzielen besteht. Ihr Einsatz muss also mit neuen Funktionen oder Verbesserungen im Hinblick auf die bestehende Ausgangssituation der Digitalisierung im Unternehmen verbunden sein. Weil Anträge ab dem 7. September 2020 online eingereicht werden können und es einige Auflagen zu beachten gibt, lohnt es sich, die entsprechenden Unterlagen so bald wie möglich bereit zu machen. Denn zum Einreichen der Förderung wird ein Digitalisierungsplan benötigt, der das gesamte Digitalisierungsvorhaben beschreibt. Weitere Informationen zur Förderung haben wir in unserem Newsbeitrag zu „Digital Jetzt!“ beschrieben.

  1. Die Pandemie-Krise hat gezeigt, wie wichtig die Digitalisierung ist

Gerade in schweren Krisenzeiten wird der Rotstift bei zahlreichen Projekten angesetzt, die keine kurzfristige Liquidität bringen. Dabei haben wir gerade erlebt – und erleben es noch – wie sehr Unternehmen in der Krise davon profitieren, wenn sie sich digital gut aufgestellt haben. Wenn Mitarbeiter beispielsweise problemlos von zu Hause arbeiten können oder bestimmte Prozesse vollautomatisiert sind. Wie wichtig allein die Desktop-Virtualisierung ist, haben wir nun sozusagen in einem unfreiwilligen Feldtest erlebt. Umso wichtiger also, diese Lehren auch anzunehmen und entsprechend umzusetzen. Gerade kurzfristig ergebniswirksame Maßnahmen wie Homeoffice-Lösungen oder ein sicherer Betrieb von Hardware sowie der IT-Infrastruktur rechnen sich vergleichsweise schnell. Die Corona-Krise hat gezeigt, zu welchem Digitalisierungstreiber ein Virus werden kann. Wer sich nun durch die relativ konstanten Fallzahlen hierzulande in Sicherheit wähnt und Digitalisierungsprojekte weiterhin aufschieben will, setzt auf das falsche Pferd. Das Stichwort lautet: digitale Resilienz.

  1. Digitale Technologien sind zentral für den Unternehmenserfolg

Laut einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 603 Unternehmen aller Branchen geben 90 Prozent der Befragten an, dass Big Data und Datenanalyse von sehr großer oder eher großer Bedeutung für die künftige Wettbewerbsfähigkeit seien. Das klingt zunächst einmal vorbildlich, allerdings steht diese Aussage im Kontrast zum tatsächlichen Einsatz von Technologien in Unternehmen, die in derselben Umfrage konstatiert wird. Demnach gaben 62 Prozent an, Big Data oder Datenanalyse entweder bereits einzusetzen oder deren Einsatz zumindest zu planen oder zu diskutieren. Das klingt dann doch schon zurückhaltender. Dabei sind die Ableitungen, die sich aus einer guten Analyse auf der Grundlage einer soliden Datengrundlage ableiten treffen lassen, bares Geld wert. Auslastungen, Prozessoptimierungen und vieles mehr werden damit möglich. Gerade die Datenanalyse, wie sie eine gute Business Intelligence liefern kann, liefert hier wichtige Auskünfte. Je früher Sie sich für eine Implementierung entscheiden, desto schneller können sie von den damit gewonnen Erkenntnissen profitieren.

Warum die Cloud Controller glücklich macht

Das Erste, was viele Firmen mit dem Thema IT in Verbindung bringen, sind die Kosten. Auch beim Thema Cloud ist das nicht anders. Hardwarekosten, Softwarelizenzen, Personalkosten, Ausfallsicherheit oder gar Hochverfügbarkeit, Performance, Internet, Virtualisierung, Administration, Monitoring und vieles mehr: Alles kostet Geld, Unmengen an Geld. Und jetzt kommt auch noch die Cloud. Jeder ahnt, dass man nicht daran vorbeikommt – und das verursacht neue Kosten. Darum möchte ich in diesem Beitrag gar nicht lange auf andere Aspekte der Rechnerwolke eingehen, sondern mich ganz auf einen Bereich konzentrieren: Warum die Cloud aus betriebswirtschaftlicher Sicht interessant ist. Und zwar gerade für mittelständische Unternehmen.

Sicher, Sie haben vielleicht einen eigenen Server in Ihrer Firma, einen PC an jedem Büroarbeitsplatz und dann womöglich noch einige Tablets oder Smartphones im Einsatz. Das alles hat Geld gekostet und wird über eine gewisse Laufzeit abgeschrieben. Und Sie haben eine IT-Abteilung, die sich um alle diese Geräte und die damit verbundenen Anliegen der Nutzer kümmert. Funktioniert doch? Richtig.

Durch die Brille des Controllers betrachtet

Aber betrachten wir die Situation einmal aus dem Blickwinkel eines Controllers: Etwa alle drei Jahre muss die Hardware erneuert, zwischendurch gewartet und die Software regelmäßig aktualisiert werden. Und das bedeutet Beschaffungskosten, die – auf ein Jahr gerechnet – gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen schnell einen substanziellen Kostenfaktor ausmachen können. Dazu kommen Wartungs- und Servicegebühren der externen Dienstleister sowie die Zeitstunden, in denen die eigene IT-Abteilung im hausinternen Support erst einmal alles auffängt, was anfällt. Der Betrieb eines Serverraums kostet ebenfalls Geld. Selbst, wenn der surrende Hardwareriese im kleinen Nebenzimmer eines Büros Platz findet. Nicht nur der eigentliche Betrieb, sondern auch die Datensicherungsverfahren kosten Zeit und Geld. Zuzüglich der Personalkosten, die für den Betrieb unbedingt notwendig sind. Klar, ohne IT geht nichts mehr. Wer würde heutzutage schon ernsthaft behaupten, er könnte im Notfall eben wieder die gute alte Schreibmaschine auspacken und so weiterarbeiten, als wäre es plötzlich wieder 1950? Eben. Bei so vielen Variablen in der IT-Betriebsstruktur ist es natürlich auch kein Wunder, dass sie noch vornehmlich als Kostenfaktor denn als Investition gesehen wird.

Skalierbarkeit rechnet sich

Ständig ist irgendwas: Hardware muss erneuert werden, der Support für ein Produkt läuft aus oder von einem Tag auf den anderen senden Geschäftspartner vermehrt Dokumente mit Anhängen, die sich nicht mit dem eigenen, vielleicht schon etwas älteren Office-Programm öffnen lassen. Und dann kommen ab und an Praktikanten, Werkstudenten oder freie Mitarbeiter dazu, für die Softwarelizenzen für die Anwendungsprogramme aber auch für Datenbank- und Betriebssystem gekauft werden müssen. Selbst, wenn von Anfang an klar ist, dass sie nur für wenige Monate im Unternehmen sein werden. Wäre es nicht besser, flexibel und damit bedarfsgerecht Systeme samt Lizenzen für einen gewissen Zeitraum zu mieten statt zu kaufen? Der eigene Server stünde nicht mehr „on premise“, also auf Firmengelände, sondern wird abgeschafft und ist damit in die Cloud verlagert.

Das gleiche gilt für die eingesetzte Software – und zwar nicht nur Standardapplikationen, sondern auch branchenspezifische Programme. Im Grunde lässt sich alles in die Cloud verlagern und die eigenen Server abschaffenZurück bleiben nur noch die Client-Rechner am Arbeitsplatz. Die rechenintensiven Prozesse finden woanders statt. Der Administrationsaufwand für die eigene IT minimiert sich, weil die Wartungen und Aktualisierung von Software und Lizenzen über den Dienstleister erfolgt. Die Beschaffungs- und Wartungskosten für die Hardware beschränken sich auf die Clients, Drucker und Netzwerkkomponenten. Und der Wegfall der Rückstellungen wirkt sich positiv auf das betriebswirtschaftliche Ergebnis aus. Nicht zuletzt gewinnen Unternehmen damit zudem deutlich an Skalierbarkeit, um flexibel auf Krisen reagieren zu können oder Expansionspläne zügig umzusetzen.

Ausfallsicherheit rechnet sich

Ein wesentlicher Vorteil der Cloud liegt zudem in den Kosteneinsparungen durch die bedarfsgerechte Performance und Risikominimierung: Es ist immer genügend Hauptspeicher für Anwendungen vorhanden. Es fallen keine Festplatten oder Controller im Server aus, die schnell ersetzt werden müssen. Ausfallzeiten für Updates fallen ebenfalls nicht an. Und ob ein Server am Rande seiner Leistungsfähigkeit läuft, während ein anderer kaum beansprucht wird, ist für Unternehmen, die auf die Cloud setzen, ebenfalls nicht von Belang. Um das alles und die damit verbundenen Kosten kümmert sich stattdessen der Dienstleister. Er stellt ausreichende und performante Verfügbarkeit zu den Zeiten bereit, in denen Ihre IT funktionieren muss. Und Sie können sich um ihr Kerngeschäft kümmern.

Wer also den IT-Betrieb vereinfacht und auf die Cloud setzt, sorgt damit auch für mehr Effizienz. Die firmeneigene IT kann sich beispielsweise der Projektarbeit zusammen mit Kunden widmen, statt mit Supportanfragen zu Lizenzproblemen und Hardwarekäufen aus dem eigenen Haus ausgelastet zu sein. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht entfallen Rückstellungen und Abschreibungen für Hard- und Software. Was bleibt, sind regelmäßige Mietzahlungen, die für einen korrekten Überblick mit der bisherigen Verfahrensweise in Vollkostenrechnung verglichen werden müssen. Zudem sind sie einfach zu kalkulieren. Läuft das Geschäft gut, wissen Sie genau, welche Kosten für jeden neuen Mitarbeiter investiert werden müssen. Läuft es mal nicht so gut, kann man die IT-Kosten senken. Jede nicht mehr benötigte Lizenz lässt sich oftmals direkt kündigen, während einmal erworbene zeitlich unbegrenzte Nutzungslizenzen nicht zurückgegeben werden können. Selbst Wartungskosten lassen sich oft nur schwer reduzieren, da sie sich am Lizenzkostenpreis orientieren. Dasselbe gilt für die Hardware: Wer hier einmal viel Power eingekauft hat – ganz gleich, ob im Leasing oder zur Abschreibung – kann diese bei geänderten Rahmenbedingungen nicht einfach wieder zurückgeben. In der Cloud lässt sich dagegen flexibel mehr Power für die Zeiträume hinzubuchen, in denen sie benötigt wird.

Die Cloud reduziert Komplexität und Kosten

Zusammengefasst lässt sich also festhalten: Vieles von dem, was ein mittelständisches Unternehmen in der Betriebsstruktur seines IT-Systems nur schwer kalkulieren und tragen kann, lässt sich über die Cloud betriebswirtschaftlich interessant abbilden: Cloud-Services sind schnell, umfassend und einfach verfügbar – und zwar genau dann, wenn sie gebraucht werden. Dazu gehört eine hohe Ausfallsicherheit, ein kurzfristig an die Mitarbeiterstruktur anpassbares Maß von Systemen und Softwarelizenzen und hohe Performance. Auch Datenbanken und Betriebssysteme – also nahezu die komplette Betriebsumgebung – sind für die unternehmenseigene IT kein Thema mehr. Das bedeutet eine erhebliche finanzielle Entlastung, weil aus einer Gleichung mit vielen Unbekannten ein überschaubarer monatlicher Betrag wird, in dem alles enthalten ist. Damit kann sich Ihre Unternehmens-IT darauf konzentrieren, digitale Prozesse voranzutreiben, statt sich in kleinteiligen Supportanfragen der Nutzer zu verlieren.