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Abgerechnet wird zum Schluss – am besten automatisch

Wie heißt es doch so schön: Abgerechnet wird zum Schluss. Das klingt plausibel – wann denn auch sonst? Im Restaurant gibt es schließlich auch zuerst das Essen und dann die Rechnung. So weit, so einfach. Tatsächlich ist es aber doch in der Speditionswelt so, dass bereits die Eigenschaften eines Transportauftrags wesentliche Elemente der Abrechnungsgrundlage enthalten. Wenn also vorne nicht bereits alles berücksichtigt wird, was später für die Rechnung relevant sein wird, ist das mehr als ein kleines Ärgernis. Und das kann bei manuellen Eingaben schnell passieren: Ein Zahlendreher hier, eine Null zu wenig oder ein Haken an der falschen Stelle dort und schon stimmt das gesamte Konstrukt nicht mehr, der Spediteur zahlt drauf. Dabei ließen sich viele Fehler vermeiden und der gesamte Vorgang enorm beschleunigen, wenn automatisch abgerechnet würde. Und bevor Sie jetzt denken: „Das machen wir doch schon“, lassen Sie mich fragen: „Wirklich?“

Can’t touch this: “No-touch-Sendungen”

Denn ich spreche hier nicht davon, was Formeln in einer überdimensionierten Excel-Datei „automatisch“ ausrechnen können. Und automatisch ist eine Abrechnung auch nicht, wenn sie lediglich die Adresse des Kunden aus dem Auftrag übernimmt und ein Speditionsmitarbeiter stumpf Positionen durchklicken muss, die darin vorkommen sollen. Wenn ich von automatischer Abrechnung spreche, meine ich das tatsächlich auch so: Eine Rechnung, die auf Grundlage der eingegebenen Daten am Ende automatisch erstellt und verschickt wird. Wir bei ANAXCO nennen das gerne „No-touch-Sendungen“, weil für diese kein Abrechner mehr einen Finger krumm machen muss, sie laufen einfach durch. Ein wesentlicher Vorteil unserer CargoSuite-Lösung: Spezielle Hinweise in einem Auftrag (z.B. ein Gefahrgut- oder Avis-Vermerk) sind mit entsprechenden Abrechnungsnotwendigkeiten verknüpft. Damit können Speditionen also gar nicht vergessen, eine besondere Leistung abzurechnen. Aus der angelegten Vertragsakte wird automatisch die entsprechende Leistung berechnet – im Gegensatz zu einer manuellen Abrechnung, wo alles händisch geprüft werden muss.

Abrechnungsgeschwindigkeit erhöhen durch No-touch-Sendungen

Der große Vorteil: Je höher der Anteil dieser tatsächlich automatisiert ablaufenden Abrechnungen ist, desto weniger Nacharbeit bedeutet dies für Ihre Mitarbeiter – und die Abrechnung läuft somit schneller durch und ermöglicht ebenfalls einen schnelleren Geldeingang. Automatische Abrechnungen wirken sich also spürbar positiv auf die Liquidität Ihres Unternehmens aus. Ein hoher Anteil von automatisiert durchlaufenden Abrechnungen bedeutet darüber hinaus, dass Ihre Spedition ein steigendes Auftragsvolumen mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern bewältigen kann. Und die haben dann Zeit, sich um die Fälle zu kümmern, die wirklich ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Denn seien wir doch mal ehrlich: Wer hat denn bitte Freude an einem monotonen Job in der Abrechnung, bei dem man stumpf nach Schema F Dinge bearbeitet, die auch die Maschine erledigen könnte? Und wo finden Sie in Zukunft junge Menschen, die Sie für diese Arbeit begeistern können? Das ist ja heute schon für weitaus interessantere Stellen schwierig genug. Es werden aber dennoch Abrechnungen übrigbleiben, die in der automatischen Abrechnung nicht durchgelaufen sind, sondern einen Konflikt an einer oder mehreren Stellen verursacht haben. Und diese spannenden Knobelaufgaben, für deren Lösung man Grips benötigt, sind doch der eigentlich interessante Teil des Jobs.

Dank übersichtlichem Dashboard alles im Blick

All die Automatisierung wäre aber allerdings wenig wert, wenn sie nicht auf zugleich eine einfache Übersicht bieten würde. Hier hilft das Dashboard unserer CargoSuite mit eindeutigen Auftragsübersichten für den gewählten Zeitraum. Damit bleiben die Gesamtanzahl der Transportaufträge, der jeweilige Abrechnungsstatus, die Aufträge mit offenen Erlösen und die Aufträge mit offenen Aufwänden immer im Blick. Wer jeweils tiefer in die dahinterliegende Zahlenwelt eintauchen will, kann das dank Power-BI problemlos bis auf die Auftragsebene (nach Kostenstellen aufgeteilt) tun und behält gleichzeitig mit Echtzeitdaten die Erlösentwicklung beispielsweise pro Kalenderwoche im Blick. Damit sehen Kunden nicht nur die rein betriebswirtschaftlich relevanten Kennzahlen, sondern haben unter anderem mit Mengen-, Qualitätsübersichten weitere wertvolle Infos jederzeit zur Hand. Das Dashboard unterstützt außerdem beim Monatsabschluss und weist auf häufige Fehler hin. Damit trägt es wesentlich zur Prozessverbesserung bei.

Abrechnungs-Dashboard erzeugt Klarheit über die fakturierten Aufträge

Auch komplexe Regeln lassen sich abbilden

Die Umstellung zur automatischen Abrechnung lässt sich allerdings in den wenigsten Fällen mit einem einfachen Knopfdruck erledigen. Trotzdem ist das Thema nicht so groß, dass man sich davor fürchten müsste. In unserer CargoSuite lassen sich Tarife beispielsweise aus einer Excel importieren – das System erkennt in vielen Fällen auch bereits die vorhandene Matrix und überführt diese entsprechend. In den einzelnen Vertragswerken können dann alle Tarife untergebracht werden. Wenn der Auftrag einen bestimmten Hinweistext hat (z.B. ADR-Sendung), lässt sich dem System detailliert beibringen, was das für den Workflow und für die Abrechnung bedeutet. Außerdem können Vertragswerke Zusammenfassungsregeln für Aufträge enthalten, die in den gleichen Tarif laufen sollen. Zudem lässt sich für jeden Kunden eine individuelle Frachtpflichtigkeitsregel pro Ladungsträger, Lade- oder Kubikmeter einstellen. Auch hier gibt es je z.B. nach Destination unterschiedliche und mitunter sehr detaillierte Regeln, aber auch dieses komplexe Regelwerk lässt sich wunderbar in der CargoSuite automatisiert definieren.

Hinter dem Thema automatische Abrechnung steckt also insgesamt eine Menge Potenzial, die eigenen Prozesse zu optimieren, Geld zu sparen und die Effizienz sowie sogar die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Und damit am Schluss (richtig und automatisch) abgerechnet werden kann, muss am Anfang präzise gearbeitet werden. Das ist aber kein Hexenwerk und lässt sich mithilfe eines modernen Systems problemlos umsetzen und innerhalb von kurzer Zeit entsprechend schulen – eine Investition, die sich schnell rechnet.

 

Endlich wieder Friendly User Day in Schwelm

Nach vier Jahren pandemiebedingter Pause fand am 16. November wieder der ANAXCO Friendly User Day statt. Rund 50 Teilnehmerinnen und Teilnehmer folgten der Einladung in „Das Schulhaus“ in Schwelm zum Networking, Informationsaustausch und um in Gastvorträgen mehr rund um TMS, BI und KI zu erfahren. Im Fokus stand dieses Mal Microsoft Dynamics 365.

ANAXCO-Geschäftsführer Gunnar Zeisler betonte gleich zu Beginn die Zukunftsfähigkeit der Microsoft-Softwareprodukte: „D365 bietet eine zukunftssichere Basis für das Geschäft unserer Kunden und wir merken an der wachsenden Nachfrage, dass dies immer besser ankommt. Insgesamt zählen wir rund 4.700 CargoSuite-Nutzer und über 53 Mio. Transportaufträge an 68 Standorten deutschlandweit.“ Diesen Wachstumskurs unterstreicht ANAXCO durch eine enge Zusammenarbeit mit diesen Partnerunternehmen: All4 Logistics, abacab, AWP Consult, Greenplan, Neotration, PriorityID und TIS. „Gemeinsam für den Kunden den bestmöglichen Prozess zu finden, wird zukünftig noch wichtiger und fordernder werden. Unsere Partnerschaften helfen uns dabei, dieser wachsenden Anforderung bestmöglich und im Sinne unserer Kunden gerecht zu werden“, so Gunnar Zeisler weiter.

Max Bergrath, Produktmanager bei ANAXCO, hob im Anschluss die Besonderheit der CargoSuite hervor und gab einen Ausblick in die Zukunft: „D365 ist ein Self-Service-Environment, das es den Nutzern ermöglicht, zahlreiche Konfigurationen selbst vorzunehmen. Möglich machen das nicht zuletzt auch Microsofts PowerApps. „In unsere CargoSuite sind Flottenmanagementsysteme angebunden, für deren Nachrichtenverwaltung wir ein eigenes Import-Export-Management-Tool implementiert haben. Ebenfalls angebunden ist die Tourenoptimierung via Greenplan sowie die Frachtenbörse von Timocom. Der Datenaustausch funktioniert vollständig über Azure Storage“, erklärte Max Bergrath und ergänzte: „In Zukunft möchten wir die Power-Plattform noch tiefer in die CargoSuite integrieren, damit wir künftig zum Beispiel die Disposition um eine Fahrzeugeinsatzplanung und die entsprechende Übersicht erweitern können. Auch bei der Archivierung von Bewegungsdaten und einigen weiteren Aspekten werden wir 2024 Neuigkeiten vermelden können.“ Im letzten Vortrag des Tages ging Richard Walter noch einmal auf die Power-Plattform ein und hob hervor, dass Prozesse dadurch hochgradig automatisierbar werden. „Alles, was man in einer Power-Plattform baut, muss man nur einmal bauen für Android, iPhone, Teams, Browser, etc. Wer zweizeilige Excel-Formeln schreiben kann, hat gute Chancen, in der Power-Plattform weit zu kommen. Das ist einfach der Baukasten für alles, was mit Daten zu tun hat“, so das Fazit von Richard Walter.

Über die Optimierung von Tourenplanungen referierte anschließend Clemens Beckmann, CEO von Greenplan. Sein Unternehmen arbeitet eng mit der Universität Bonn zusammen, um aktuelle Kundenprobleme zu diskutieren. „Mittlerweile freuen wir uns über jedes komplexe Problem aus der Praxis, weil wir das Gefühl haben, dass wir es gut meistern können“, freute sich Clemens Beckmann. Nutzer können dank einer vordefinierten Schnittstelle das System von Greenplan in kurzer Zeit über die CargoSuite aufschalten. Das Besondere: Die Software erlaubt die Tourenplanung nicht nur innerhalb fester Bezirke, sondern auch ohne und mit überlappenden Bezirken – letztere Einstellung gehört zu den Favoriten vieler Anwender. Der Vorteil liegt darin, dass Sendungen an den Grenzen von Bezirken auch geshiftet werden können, um Volumen zu balancieren. Gute deterministische Algorithmen sind nach Überzeugung von Clemens Beckmann am besten dazu geeignet, die Touren- und Routenplanung bestmöglich zu lösen. Aufgrund immer wieder auftretender Sonderfälle lässt sich hingegen eine KI schlecht so trainieren, dass sie ähnlich gut performt.

Christian Meyer, Geschäftsführer von abacab, gab anschließend einen breiten Überblick über die Lage der Digitalisierung in Europa und die Rolle der Kooperationen. „Der Ansporn in der Digitalisierung ist für europäische Speditionen teilweise nicht ersichtlich, anders als hierzulande, wo die Konkurrenz die Entwicklungsbemühungen stärker vorantreibt“, erklärte er. Die Kooperationen sollten nach seiner Meinung zum Innovationstreiber in Europa werden, damit der notwendige Push einsetzt. Dazu gehört auch, die Mitglieder auf ein ähnliches technisches Niveau zu bringen. „Bislang fehlt es innerhalb der Kooperationen an Innovationsfreudigkeit, mit einigen Ausnahmen. Da ist noch viel mehr möglich als aktuell noch umgesetzt wird“, so Christian Meyer abschließend.

Um Digitalisierung ging es auch beim Vortrag von Dr. Jens Ziegler, Leiter IT-Projektmanagement bei ANAXCO, der sich auf den Bereich KI spezialisiert hat. Schwerpunkt seines Vortrags bildete der sogenannte Co-Pilot, der beim Programmieren assistiert. „Das ist der Beginn eines neuen Zeitalters, weil sich die Rolle der IT grundlegend ändern wird“, erklärte der promovierte Informatiker. „Beim Co-Pilot wird, ähnlich wie bei der Eingabe in Word, antizipiert, was der Programmierer da sehr wahrscheinlich eingeben wird. Dann ist nur noch ein Tastendruck nötig, um die Eingabe zu vervollständigen.“ Erfahrungen aus ersten Praxiseinsätzen haben gezeigt, dass 30-50 Prozent des Codes auf diese Weise übernommen werden kann. Auch Powershell-Skripts lassen sich damit syntaktisch korrekt schreiben.

Nach dem Vortragsteil klang der Friendly User Day bei einer gemütlichen Abendveranstaltung mit einem Beer-Tasting aus, das reichlich Gelegenheit zum Netzwerken der Teilnehmerinnen und Teilnehmer bot. Gunnar Zeisler zog am Folgetag ein positives Fazit zur Veranstaltung: „Nach der vierjährigen Unterbrechung sind wir froh, unseren beliebten Friendly User Day so erfolgreich wiederbelebt zu haben. Dass alle Partner und zahlreiche Kunden unserer Einladung gefolgt sind, zeigt, dass trotz aller digitaler Möglichkeiten der persönliche Austausch auch einen wichtigen Stellenwert behält. Wir sind dankbar über die rege Beteiligung und freuen uns schon jetzt auf eine Fortsetzung im nächsten Jahr.“

Case Study Andreas Schmid

Die Andreas Schmid Group aus Gersthofen teilt ihre Erfahrungen.

Eigentlich ist es fast immer klar, Projekte scheitern in der Projektphase oder sie sind immer ein Erfolg. Aber ist das wirklich so? Wir wollten es genau wissen und haben unsere Medienagentur Mainblick beauftragt mit einem unserer ganz frühen Kunden einmal kritisch zu hinterfragen wie das Projekt mit einem Abstand von mehr als fünf Jahren Wirkbetrieb bewertet wird. Wichtig war uns dabei einmal eine ehrliche Einschätzung zu erhalten, wie unser Kunde Andreas Schmid Group aus Gersthofen die Umstellung auf die CargoSuite bewertet. Was sich seitdem verändert hat und ob man mit der Entscheidung wirklich noch zufrieden ist?

Hier geht es zur Case Study.

Jungfernflug in die Cloud

Unter dieser Überschrift wurde der Start mit der CargoSuite Cloud-Applikation der Meier Logistik GmbH im TMS Themenheft der DVZ vom 22.09.2021 publiziert.

Ein neues Transportmanagementsystem einzuführen ist für jede Spedition eine große Aufgabe. Das gilt besonders, wenn man – im übertragenen Sinn – festen Boden  verlässt und sich für eine Cloud-Lösung entscheidet.

Der in Rottenburg am Neckar ansässige Logistiker entschied sich für die Pilotrolle die CargoSuite unter Microsoft Dynamics 365 als erster Kunde in den Wirkbetrieb zu nehmen. Die  digitale Ausrichtung des Unternehmens war und ist die Motivation technologisch ganz vorne mit dabei zu sein. Die Cloud war einer der wesentlichen Beweggründe für die Entscheidung als erster die CargoSuite in den Wirkbetrieb zu nehmen.

Bereits zum 01.07.2021 startete die Meyer Logistik GmbH mit dem neuen TMS durch. Mit Bravour wurde die Software eingeführt.  Jetzt geht es darum die wesentlichen Prozesse zu optimieren, den Funktionsumfang weiter im Unternehmen zu nutzen und sich in den Abläufen langfristig zu optimieren.

Hier geht’s zum DVZ Bericht.

ANAXCO CargoSuite bei LOXX – Automatisch kluge Entscheidungen treffen

In einem Interview mit Fiet Potthoff, IT-Projektmanager der LOXX Holding GmbH haben wir die Sicht unseres Kunden zum Projekt erfahren.

Seit der Einführung der ANAXCO CargoSuite profitiert LOXX von

  • Automatischen Prozessen: Weil Aufträge selbständig angenommen werden, haben die Mitarbeiter mehr Zeit für individuelle Kundenanforderungen.
  • Optimalen Produktionskosten: Die Software ermittelt für alle Aufträge den günstigsten Produktionsweg und hinterlegt ihn für die operativen Prozesse.
  • Proaktivem Risikomanagement: Direkt nach der Erfassung einer Sendung prüft das Business Intelligence System, wie eine pünktliche Zustellung sicher gelingt.

Mit welchen Zielen hat LOXX das Projekt gestartet?

Um seine Landverkehrssparte zukunftssicher aufzustellen, plante LOXX die Einführung eines neuen Transport Management Systems (TMS), das sich durch moderne Technologie und eine entwicklungsfähige Softwarearchitektur auszeichnen sollte. Die passende Lösung fand der Logistikdienstleister in der ANAXCO CargoSuite, in der die Verantwortlichen die beste Balance aus Innovation und Funktionstiefe erkannten. Ergänzend zum damaligen Entwicklungsstand musste jedoch noch eine Anbindung an die Speditionsnetzwerke erfolgen, mit denen LOXX zusammenarbeitet.

Was sich mit der CargoSuite für LOXX verbessert hat

Neben einer deutlich stärker automatisierten Sendungsbearbeitung, die operative Mitarbeiter entlastet, profitiert LOXX besonders durch die umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten der Anwendung. So hat der Logistikdienstleister Prozesse geschaffen, mit denen er die Zuverlässigkeit und Wirtschaftlichkeit seiner Leistungen absichern kann.

Vor dem Transport jeder einzelnen Sendung prüft der Logistikdienstleister direkt bei Auftragseingang automatisch, welcher Produktionsweg für das Unternehmen am wirtschaftlichsten ist. Dazu stellt die CargoSuite mit von LOXX selbst entwickelten Mechanismen Preisanfragen an die IT-Systeme der Kooperationen und legt die Rückmeldungen in den Sendungsdaten ab. Im Anschluss daran kann das TMS mit den Daten automatisch ein kostenorientiertes Routing festlegen.

Darüber hinaus profitiert der Logistiker von der Integration der Datenquellen in der ERP-basierten (Enterprise Ressource Planning) Software. Als Teil von Microsoft Dynamics ist die CargoSuite auch mit Business-Intelligence-Lösungen für die Datenanalyse verbunden. Darin ist es möglich, die aktuellen Produktionsdaten in Echtzeit auszuwerten. Aufgrund der Datenstruktur in der CargoSuite kann der Logistikdienstleister so bereits nach Erhalt der Auftragsdaten analysieren, ob die Sendungen mit dem vorgesehenen Routing innerhalb der vertraglich vereinbarten Laufzeit ans Ziel gelangen können. Die Software überprüft dafür auch, auf welchen Lkw beziehungsweise welche Linie die Fracht spätestens verladen werden muss, um die Vorgaben einzuhalten. Damit sichert LOXX die Produktion gemäß dem Kundenauftrag bestmöglich ab. Mit diesem Vorgehen konnte der Logistikdienstleister seine Produktionsqualität weiter verbessern und die Anzahl an Reklamationen weiter senken und durch das verbesserte systematische Risikomanagement seine Betriebsrisiken deutlich vermindern.

Kalkulierbare Kosten

„Seit der Einführung der CargoSuite haben wir unsere Prozesse automatisch sicher im Griff. Kostenermittlung und Datenanalyse in Echtzeit nutzen wir zur aktiven Produktionssteuerung. So können wir kalkulierbare Erträge erzielen und haben uns das Potenzial für weiteres Wachstum erschlossen. Ausschlaggebend dafür ist die konsequente Daten- und Prozessintegration, die wir in der CargoSuite sogar selbst umsetzen konnten.“

Fiet Potthoff, IT-Projektmanager LOXX Holding GmbH

 

Die vollständigen Erkenntnisse und die Quintessenz aus den Erfahrungen: TMS CargoSuite bei LOXX

Alles über LOXX Holding GmbH