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Schluss mit dem Transportlogistik-Blindflug!

Es ist doch erstaunlich, wie gut der Blindflug in der Luftfahrt funktioniert: Auch wenn die Sicht aus dem Cockpit gleich Null ist, kann ein Pilot dank der Instrumente in seinem Dashboard – mit gelegentlicher Unterstützung eines Fluglotsen – einwandfrei navigieren, wird vor potenziellen Gefahren gewarnt und findet sein Ziel. Das geschieht täglich tausendfach weltweit, kein großes Ding. Ein Hightech-Dashboard mit modernen und zuverlässigen Instrumenten, die alles in Echtzeit anzeigen, macht es möglich.

In der Transportlogistik fliegt man auch häufig noch blind, allerdings dann meist ohne die Unterstützung durch ein zuverlässiges Dashboard. Nicht selten kommen noch Excel-Listen für Reports zum Einsatz und erfordern viel Handarbeit. Dann werden Daten aus verschiedenen Systemen manuell in einer Tabellenkalkulation zusammengetragen und im besten Fall noch mit Makros bearbeitet, um Annäherungswerte zu erhalten. Aber mal ehrlich: Diese Art der Auswertung beschäftigt einen Mitarbeiter oft mehrere Stunden täglich, damit Sie am Ende wissen, dass sie im letzten Monat einen Nachfragepeak hatten, den sie nicht bedienen konnten. Und dann? Sofern Sie keine Zeitmaschine haben, wird es nun schwierig, zusätzliche Kapazitäten auf dem Spotmarkt einzukaufen. Und wie effizient ist es tatsächlich, wenn Sie erst in der Abrechnungsabteilung nachfragen müssen, wie weit eigentlich die Rechnungsstellung für den aktuellen Monat ist? Wie schnell erhalten Sie dann Antwort? Wissen Sie ohne Dashboard innerhalb kürzester Zeit zuverlässig, ob es gerade irgendwo in Ihrem Unternehmen klemmt? Wie ermitteln Sie in kürzester Zeit valide betriebswirtschaftliche Kennzahlen, wenn Ihnen nicht alle wesentlichen Informationen kontinuierlich vorliegen? Und wie stellen Sie quasi auf Knopfdruck Vergleiche zu Vorjahren oder auch nur Vormonaten an?

Wichtige unternehmerische Kennzahlen auf einen Blick

Ein modernes, cloudbasiertes TMS wie die ANAXCO CargoSuite mit ihrem Dashboard, das sich je nach Benutzer und Anforderungsprofil konfigurieren lässt, ermöglicht all das. Nun gut, bis auf den Teil mit der Zeitmaschine. Aber die werden Sie auch gar nicht brauchen, weil sie dann nicht länger im Transportlogistik-Blindflug durch die Monate irren und wichtige Chancen und Probleme nur im Rückspiegel erkennen, weil sie schon hinter ihnen liegen. Sondern Sie erhalten in Echtzeit einen Überblick über alles, was für Sie wesentlich ist. Das geht neben betriebswirtschaftlichen Kennzahlen eben auch hinunter bis auf die transportlogistische Prozessebene: Wie weit ist die Verladung aktuell? Und vor allem: Wie steht es um die Abrechnung? Damit Sie kurz vor Monatsabschluss schon wissen, wie weit Sie tatsächlich sind: Sind Sie auf Kurs oder muss der Monatsabschluss vielleicht zurückgestellt werden, weil noch zu viel offen ist? Im Dashboard sehen es auf einen Blick. Zudem wissen Sie, wie zügig die Mitarbeitenden an den entscheidenden Stellen arbeiten und erkennen rechtzeitig, wenn Sie beispielsweise aufgrund von Krankheitsfällen in der Rechnungsabteilung in Verzug geraten könnten, sodass Sie rechtzeitig reagieren können. Kurz: Sie erhalten Handlungsparameter, die Ihnen mit Excelauswertungen einfach nicht zur Verfügung stehen. Wo sie früher nur mit Bedauern zurückblicken konnten, können Sie nun an kritischen Stellen rechtzeitig agieren, weil das Dashboard sie darauf hinweist. Die Anzeige gibt zudem auf Wunsch auch Auskunft darüber, wie schnell jeder einzelne Kunde tatsächlich zahlt und wie schnell der Geldfluss von der Transportdurchführung über die Fakturierung bis zum Zahlungseingang ist. Idealerweise nutzen Sie automatische Abrechnungen, um den Prozess ebenfalls zu optimieren. Statt sich wie bislang mühsam mit Rechnungsabgrenzungen zu befassen, weil nicht nur Eingangs, sondern auch Ausgangsrechnungen nicht bearbeitet wurden, können Sie zumindest den zweiten Teil dieser Gleichung nun dank des Dashboards besser im Blick behalten und für effizientere Prozesse sorgen.

Zurück in die Zukunft: Predictive Analystics

Entgegen meiner vorigen Aussage ist übrigens doch eine kleine Zeitmaschine enthalten – sie funktioniert aber nur, wenn Sie zurück in die Zukunft wollen. Microsoft Power BI macht es möglich. So lassen sich beispielsweise Zahlungseingänge per Predictive Analytics planen, was eine deutlich bessere Planung bei saisonalen Schwankungen erlaubt – und Ihnen die Möglichkeit gibt, diese Zahlen beispielsweise im Rahmen eines Finanzierungsplans mit Ihrer Bank zu offerieren. Und das sind nur einige Möglichkeiten, die Sie haben. Mit unserem Dashboard können Sie nun also endlich zuverlässig auf Instrumente „fliegen“. Erkennen Sie Optimierungspotenzial bei Prozessen in Ihrem Unternehmen. Damit Sie in Echtzeit wissen, wo Sie landen werden. Also: Schluss mit dem kompletten Blindflug! Funken Sie doch mal die Fluglosten bei ANAXCO an, um mehr darüber zu erfahren.

Datenanalyse statt Prophetenlehrgang dank Business Intelligence

Wenn man doch nur wüsste, was auf einen zukommt. Wer kann schon in die Zukunft blicken? Trotzdem ist es aber nicht so, als lebten wir so, als gäbe es kein Morgen. Es gibt – trotz der Emotionen, die in jede unserer Entscheidungen hineinspielt – stets reichlich Anhaltspunkte für uns, um innerhalb eines bestimmten Korridors vorausplanen zu können. Das gilt privat wie beruflich. Sicher gibt es in der Rechnung viele Variablen, die wir nicht beeinflussen können, aber trotzdem bilden valide und belastbare Informationen eine unverzichtbare Entscheidungsgrundlage für uns. Warum sonst betreiben alle großen Unternehmen so viel Aufwand, um an Daten zu gelangen? Und woher nehmen Sie nun die notwendigen Informationen? Einen alttestamentarischen Prophetenlehrgang habe ich jedenfalls noch bei keinem Bildungsträger im Angebot gesehen. Für folgende Erkenntnis müssen Sie allerdings kein Hellseher oder Prophet sein: Wenn Sie eine Business-Intelligence-Lösung (BI) einsetzen, können Sie systematisch mehr Geld verdienen. Wie Sie auch ohne Prophetenlehrgang schnelle Informationen erhalten, durch die sich die Effizienz verbessert und Automatisierung möglich wird, erkläre ich in diesem Blogbeitrag.

Aus dem Hut gezaubert: Business Intelligence als Software-Kaninchen

Magier hinterlassen oft ungläubiges Staunen. Etwa, wenn aus einem leeren Zauberhut ein weißes Kaninchen hervorlugt. Business Intelligence mag aus der Ferne etwas von Zauberei haben, ist bei genauerer Betrachtung aber reine Mathematik. Viele Speditionsgeschäftsführer und Logistikmanager setzen nach wie vor auf altgediente Informationsbeschaffungen, denen Vollständigkeit und Klarheit fehlen und die meist nur bereits Vergangenes zeigen. Business Intelligence liefert dagegen ausführliche Diagramme und Datenvisualisierungen mit eindeutig ableitbaren Handlungsempfehlungen. Und zwar nicht einmal im Monat, sondern jederzeit auf Knopfdruck tagesaktuell. Ein Aha-Effekt durch Data Analytics, der manchen spontan verzaubert. In jedem Fall vergrößern Berichte und Dashboards in den Anwendungen das Wissen der Führungskräfte. Sie erkennen Zusammenhänge und erhalten neue Handlungsoptionen für ihre Geschäftsentscheidungen. So wirkt es sich aus, wenn durch die Analyse Businessfakten in einem automatischen Prozess konsolidiert, aggregiert und aufbereitet werden. In einem sogenannten ETL-Prozess (extract, transform, load) werden die Daten aufbereitet, damit sich wichtige Zusammenhänge visualisieren lassen. Möglich wird das durch ein multidimensionales Datenbankmodell, das vielfältige Verknüpfungen und Abhängigkeiten abbilden kann. Wer sich mit diesen Systemen auskennt, kann deshalb eigentlich fast nur ein Mitglied im magischen Zirkel sein.

Perfekter Trick: Mit Business Intelligence automatisch steuern

Alle Einflussgrößen rechtzeitig kennen und berücksichtigen: Daraus entsteht der Zauber, den wir Effizienz nennen. Wenn sie automatisch überwacht sind, können Speditionen ihre Abläufe rechtzeitig anpassen, sobald im Tagesgeschäft Abweichungen von den Plänen entstehen. Damit gelingt es ihnen, die eigenen Kosten kontinuierlich zu optimieren. In Anbetracht ihrer vertraglichen Verpflichtungen eine wirklich wichtige Aufgabe, denn ohne Glaskugel oder übernatürliche Kräfte sind Verkäufer, Speditionsleiter und Disponenten nicht dazu in der Lage, die tatsächlichen Kosten für Monate im Voraus zu prognostizieren. Das müssten sie jedoch, um vorab einzuschätzen, ob Angebote und Verträge mit Kunden auskömmliche Ergebnisse ermöglichen. Deshalb ist es umso wichtiger, mit Business Intelligence Tools in Echtzeit zu prüfen, ob die Spedition immer den kostengünstigsten Produktionsweg nutzt. Eine Möglichkeit dazu ist es, das vorgesehene Routing bis zum Ziel beim Eintreffen einer Sendung im Speditionsterminal zu überprüfen:

  • Ist die Sendung pünktlich eingetroffen?
  • Wurden alle Packstücke vollständig entladen?
  • Werden alle vorgesehenen Abfahrten rechtzeitig erreicht?
  • Genügen die Umschlagzeiten für die Verladung?
  • Steht auf jeder Teilstrecke ausreichend freier Laderaum zu Verfügung?

Wenn der Check auf eine dieser Fragen eine negative Antwort ergibt, wird er für die nächstgünstige Route wiederholt. So sichert der Logistiker eine wirtschaftliche Produktion. Sind Anpassungen im Routing erforderlich, veranlasst die BI-Software die nötigen Umstellungen: Umschlag auf einen anderen Verkehr, Entladung auf abweichende Relationsplätze, Verladung zu einem neuen Termin und gegebenenfalls den Druck eines neuen Labels.

 

Wie Business Intelligence Aberglauben und Flaschengeister entzaubert

Wenn Transportprozesse nicht rund laufen, sind die Beteiligten fast immer überrascht von ihrem Scheitern. Sie ahnen nicht voraus, wenn Mengen unangekündigt explodieren. Schleichend steigende Nachlaufzeiten erkennen sie oft erst, wenn sie schon längst nicht mehr wirtschaftlich sind. Und wenn sich die geografische Verteilung der Aufträge eines einzelnen Kunden vollständig verändert, bemerken sie es erst, wenn ihre Linien nicht mehr wirtschaftlich ausgelastet sind. Der Effekt von BI-Lösungen wird deshalb extrem schnell spürbar: Sie fungieren als Frühwarnsystem für Abweichungen, zeigen Veränderungen auf, bevor sie offensichtlich werden und geben Impulse dafür, Einkauf und Vertrieb wirtschaftlicher aufzustellen. Sie machen den Einfluss von Wochentagen auf Transportpreise transparent, analysieren Muster bei der Auftragsvergabe und zeigen sofort auf, wenn einzelne Teilstrecken von Transporten nicht mehr wirtschaftlich sind. Das alles leisten sie anhand bereits vorhandener Daten, die sie entlang relevanter Verknüpfungen intensiv auswerten. Dabei kommt es den Logistikdienstleistern entgegen, dass sich Kennzahlen und Berichte äußerst individuell definieren lassen. Den Mythos von spontan schwankenden Mengen und einer unvorhersagbaren Volatilität entkräften solche Lösungen außerdem.

Zauberbuch enthüllt die Illusion: Business Intelligence schafft Eingeweihte

Kein Zauberer würde jemals seine Tricks verraten. Denn nur wenn diese unsichtbar bleiben, kann er den Eindruck wahren, übernatürliche Kräfte zu besitzen. Auch an dieser Stelle gibt es Parallelen zwischen dem magischen Zirkel und modernen Business-Intelligence-Lösungen. Beide müssen eine gewisse Exklusivität wahren. Ein Zauberkünstler macht nur einige Wenige, die ihn unterstützen, zu Eingeweihten, denen die Inhalte seines Zauberbuchs bekannt werden. Diesem Prinzip folgt auch die Software, denn BI-Dashboards und Berichte sind nur für autorisierte Nutzer zugänglich. Diese wiederum werden in einem streng geführten Rechtemanagement festgelegt. Schließlich ist ihr Detailwissen eng mit den Geschäftsgeheimnissen der Spedition und ihren Kunden verbunden. Wer sie erfährt, findet den Schlüssel zum Erfolg.

Business Intelligence professionalisiert die Magie der Zahlen

Mut, Selbstvertrauen, genaue Prozesskenntnisse und eine ausgeprägte Fähigkeit dazu, belastbare Beziehungen aufzubauen: Magier und Speditionen kommen über eine ganze Reihe ähnlicher Faktoren zum Erfolg. Mit zunehmender Digitalisierung führt ihr Weg aber immer weiter auseinander. Denn Business Intelligence, also Softwarelösungen zur umfangreichen Datenanalyse, professionalisiert die Entscheidungsfindung bei Logistikdienstleistern. Paradoxerweise, indem sie die Magie der Zahlen greifbar macht: Die Software bereitet Daten zu Informationen auf, die Wissen schaffen und so die entscheidenden Erkenntnisse vermitteln. Damit entspricht ihr Vorgehen exakt dem altpersischen Ursprung des Begriffs Magier (magus). Denn dieser ist ein Wissender oder Erkennender.