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Software in der Logistik

unter dieser Überschrift veröffentlichte die DVZ eine Sonderbeilage mit der Einblicke in die Möglichkeiten von unterstützenden Applikationen aufzuzeigen. Die CargoSuite, ein TMS mit dem Ziel viele der wiederkehrenden Aufgaben zu automatisieren, wurde als Lösung für die Verbesserung von aufwendigen Abrechnungsprozessen vorgestellt.

Automatisch mehr Ertrag erzielen Unter diesem Titel wurde am Beispiel der Spedition Honold aufgezeigt welche Möglichkeiten Transportlogistiker haben, um ihre geringe Umsatzrendite durch Automatisierung von repetitiven Arbeiten zu verbessern. Ziele sind:

  • Fehlervermeidung
  • Schnelle Abrechnung der durchgeführten Transporte
  • Mitarbeiter von Routinearbeiten zu entlasten

und ebenso mögliche Preisverhandlungen mit den Kunden zu unterstützen. Der Spediteur kann nachweisen, dass er an seinen internen Prozessen und deren Verbesserung arbeitet und somit Preise stabil respektive Preisanpassungen moderat gestalten kann. Zu dem ist die Automatisierung über den gesamten Transportprozess End-to-End ein valider Ansatz dem Frachkräftemangel entgegenzuwirken. Die wertvollen Mitarbeiter werden von lästigen Routineaufgaben befreit und können ihre Expertise dort anwenden, wo sie wirklich gebraucht wird.

DVZ Artikel

Liquidität optimieren mit automatischen Abrechnungen

„Zeit ist Geld“ wusste schon Benjamin Franklin, der diesen Ratschlag jungen Kaufleuten 1748 in einem Buch mit auf den Weg gab. Bis heute hat sich daran nichts geändert, denn wer hat schon Zeit zu verschenken? Ganz ketzerisch möchte ich manchmal allerdings antworten: Logistiker! Zum Beispiel, wenn es um das Thema Abrechnungen geht. Denn die sind nach wie vor mit viel manuellem Aufwand verbunden, der Zeit und damit Geld kostet, obwohl das nicht nötig wäre. Dafür müsste nur von Anfang an korrekt gearbeitet werden. Stattdessen wird an dieser Stelle jedoch noch häufig nach dem Motto verfahren: „Hauptsache, der Auftrag ist erstmal angelegt, die Details kommen dann in der Abrechnung.“ Die Folge sind aufwendige Prüfungen der Auftragsdaten. Die Abrechner checken nahezu jeden Auftrag manuell und fragen im Zweifelsfall in der Disposition, in der Abfertigung und sogar auf der Halle nach. Das kostet reichlich Zeit. Dann darf es auch niemanden überraschen, wenn es im letzten Schritt nicht rund läuft: Leistungen, die im Vorfeld nicht sorgfältig und vollständig benannt wurden, sollen jetzt auf wundersame Weise korrekt abgerechnet werden? Wer’s glaubt … Statt dass die Rechnung am Ende der Leistungserbringung automatisch erstellt wird, braucht es auf diese Weise noch einmal viele Handgriffe, prüfende Blicke und damit vergleichsweise viel Zeit, bis Rechnungen überhaupt erstellt werden und endlich auf die Reise gehen können.

Fehler vermeiden, die Liquiditäts-Lücke so schnell wie möglich schließen

Wenn dann das Geld ja wenigstens schnell auf dem Konto wäre. Gemäß der Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen (ADSp) wären Rechnungen ohne Zahlungsziel sofort fällig, doch Logistiker wissen: Am Ende setzen gerade große Unternehmen Zahlungsziele bis zu 60 Tagen an, in einigen Fällen sogar 90 Tage. Zwischenzeitlich zahlt der Logistikdienstleister Lieferanten und Mitarbeitende quasi in Vorleistung. Das führt zu einer Liquiditäts-Lücke von der Produktion des Transports bis zur Abrechnung. Umso wichtiger ist es doch, keine unnötige Zeit zu verschenken! An den Zahlungszielen lässt sich schwerlich rütteln, wohl aber an den manuellen Abrechnungen.

Sie sind, abgesehen vom Faktor Zeit bei ihrer Erstellung, nach althergebrachter Vorgehensweise zudem auch eine große potenzielle Fehlerquelle. Werden Gewicht und Sperrigkeit beispielsweise nicht von Anfang an korrekt berücksichtigt, fehlen sie später in der manuellen Abrechnung und gehen damit de facto „aufs Haus“ – dem Logistiker gehen direkte Einnahmen verloren. Der Kunde wird derartige Versäumnisse wohl nicht reklamieren – ganz im Gegensatz zu Fehlern zu seinen Ungunsten. In solchen Fällen erfordert die Reklamation zusätzliche Bearbeitungszeit und eine Korrektur der Rechnung. Dadurch verschiebt sich wiederum das Rechnungsdatum, an dem sich die Kunden dann wiederum beim Zahlungsziel orientieren. Das wird in den Fällen besonders heftig, in denen beispielsweise Sammelrechnungen mit mehreren Dutzend Aufträgen betroffen sind. Die komplette Rechnung bleibt dann in der Rechnungsprüfung beim Kunden stecken und wird erst dann zur Zahlung freigegeben, wenn alle Korrekturen in Belegform vorliegen – selbst, wenn nur ein kleiner Teil der Aufträge fehlerhaft war. Währenddessen tickt die Uhr beim Logistiker, die ohnehin bereits kleine Marge wird immer kleiner oder verschwindet sogar ganz. Je präziser und schneller eine Rechnung also erstellt werden kann, desto schneller ist mit dem Zahlungseingang zu rechnen und das hat wiederum einen positiven Einfluss auf die Liquidität des Logistikdienstleisters. Automatische Abrechnungen sind also keine Kür, sondern Pflicht!

 

Unternehmerisches Harakiri ohne automatische Abrechnung

Ich würde sogar noch einen Schritt weitergehen und sagen: Es gleicht einem unternehmerischen Harakiri, nicht automatisiert abzurechnen. Sie haben keine Zeit zu verschenken, tun aber genau das beim Thema Abrechnungen – und nehmen damit in Kauf, am Ende im ungünstigsten Fall noch draufzuzahlen. Sicher, so mancher Logistiker vertraut auf die langjährige Erfahrung seiner Abrechner, die einen Großteil der Bestandskunden kennen und darauf, dass es meist eben schon gut gehen wird. Und die Mitarbeiter mögen sich vielleicht auch nicht unbedingt umstellen wollen, fürchten vielleicht sogar um ihren Job, obwohl sie in den allermeisten Fällen mit Sicherheit wichtigere Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen könnten. Aber wie lange wird das noch gut gehen? Wie viele Jahre trennen die tief eingearbeiteten Fachkräfte noch von der Pensionierung? Und wie steht es dann um die Nachwuchskräfte? Die guten und qualifizierten Arbeitskräfte zu Datenbereinigungen und als Klickroboter bei der Auftragsbewertung einzusetzen, erscheint mir eine fragwürdige Beschäftigung zu sein. Junge Mitarbeiter für diese monotone Aufgabe zu begeistern, wird unmöglich werden. Besonders dann, wenn eine Software bessere Resultate liefert.

Die automatische Abrechnung macht also aus wirtschaftlichen und personalpolitischen Erwägungen Sinn. Dabei genügen für Speditionen zwei wesentliche Dinge, um in dieser Hinsicht einen großen Schritt nach vorne zu machen: Wie für alle automatischen Prozessschritte braucht es eine sehr gute Datenqualität und ein Transport Management System, das automatisierte Abrechnungen zuverlässig ermöglicht, einschließlich Sonderleistungen. Die allermeisten Aufträge können und müssen einfach durchlaufen. Dann liegen Leistungsdatum und Faktura-Datum nahe beieinander. Das spart Zeit, senkt die Fehlerquote erheblich und führt damit zu weniger Rechnungsbeanstandungen und folglich zu einer verbesserten Liquidität.

Automatisierung in der Abrechnung ist kein Hexenwerk

Umstellung ist kein Hexenwerk

Automatische Abrechnungen erfordern einen einmaligen Aufwand für die technische Umstellung. Da ist es gut zu wissen, dass anwenderorientierte Importfunktionen den Wechsel zusätzlich erleichtern: So lassen sich in der CargoSuite beispielsweise Tarife ganz einfach aus einer Excel-Datei importieren. Das System erkennt in vielen Fällen die vorhandene Matrix und überführt diese ins neue System. Auch komplexe Regelwerke lassen sich abbilden und automatisiert definieren. So lassen sich zum Beispiel für jeden Kunden individuelle Frachtpflichtigkeitsregeln pro Ladungsträger, Lade- oder Kubikmeter einstellen oder auch Zusammenfassungsregeln für Aufträge erstellen, die in den gleichen Tarif laufen sollen. Wer also vielleicht meint, eine automatische Abrechnung könne die komplexen Regelwerke nicht ohne weiteres berücksichtigen, irrt sich gewaltig.

Wer also weiterhin Zeit und Geld verschenken will, dem empfehle ich die Lektüre des Klassikers von Benjamin Franklin. Vielleicht überzeugt ihn das ja. Wer nach vorne schauen, seine Spedition zukunftssicher aufstellen und dabei auch noch seine Liquidität verbessern will, der sollte dringend auf automatische Abrechnungen setzen. Darin steckt viel Potenzial, schneller an sein Geld zu kommen. Einer der wesentlichen Schlüssel dazu ist, wie so oft in Digitalisierungsprozessen, eine hohe Datenqualität. Sprich: Stammdaten und Vertragsakten müssen sauber angelegt werden. Die Zeit ist es in jedem Fall wert – und das rechnet sich am Ende.

Transportmanagement – ein Job für Drahtzieher

Sie kennen alle und jeden, haben überall hin Verbindungen und knüpfen bei Bedarf sofort neue Kontakte: echte Drahtzieher. Menschen, denen kaum eine Aufgabe zu schwer ist und die immer die Fäden in der Hand behalten. Sie verstehen es zu agieren, bevor andere sie dazu zwingen. Je komplexer die Aufgabe wird, desto beeindruckender sind diese Talente – und damit sind sie wie gemacht für die Logistik. Genauer gesagt für das Transportmanagement. Das ist ein Job für echte Drahtzieher. Vom Angebot bis zur Abrechnung behalten sie den Überblick über alle Stufen des Transportprozesses. Sie kennen Tarife und Konditionen, erstellen die optimale Tourenplanung, wissen immer, wo die Lkw sind, und können sofort nach der Zustellung fehlerfrei abrechnen, ohne dass eigene Leistungen vergessen gehen. Sie ahnen es vermutlich schon: Kaum ein Mensch ist so ein Tausendsassa. Aber wer fürs Transportmanagement eine Cloud-Plattform als Datendrehscheibe verwendet, kann sich auf einen echten digitalen Drahtzieher verlassen.

Warum Cloud-Plattformen fürs Transportmanagement prädestiniert sind

Abholtermine, Ladeadressen, Öffnungszeiten, Anmeldeprozesse: Für die Transportorganisation benötigen Speditionen und Logistikdienstleister eine Menge Fakten. Wo sind die Produktionsstätten ihrer Kunden? Von welchen Mitarbeitern werden sie betreut? Welche Frachtführer verfügen über geeignete Lkw und qualifizierte Fahrer? Wichtige Informationen, die Sie für effizientes Arbeiten nicht immer wieder neu erfassen sollten. Hier liegt die Stärke von Cloud-Plattformen: Sie verwalten Stammdaten zentral und führen im Prozessverlauf jeden neuen Status in derselben Datenbank. Sie wissen in Echtzeit, was Sache ist, und können über Programmierschnittstellen, sogenannte API, sogar externe Anwendungen wie etwa die mobile App für den Nahverkehr direkt integrieren. Damit erleichtern sie nicht nur die Organisation der Transporte. Sie stellen auch sämtliche Daten für die Auswertung über eine Anwendung wie Microsoft Power BI (Business Intelligence) in Echtzeit zur Verfügung. In ihnen laufen also buchstäblich alle Fäden zusammen.

Von der Planung bis zur Analyse: Verbesserung beginnt im Transportmanagement

Logistikprozesse automatisieren: ein ferner Traum? Im Gegenteil. Ein Transport Management System (TMS) als Cloud-Plattform bietet heute schon sämtliche Fähigkeiten, Abläufe in der Logistik nicht nur zu synchronisieren, sondern sie mit KI-basierter Auswertung durch maschinelles Lernen selbständig zu verbessern. Denn das System ist modular aufgestellt, kann jeden Prozessschritt entlang der Logistikkette in dieselbe Lösung integrieren und so die gesamte Supply Chain abdecken. Dabei ersetzt es manuelle Schnittstellen und hilft so, Fehler durch Übertragung und Mehrfacherfassung von Daten zu vermeiden. Nicht zuletzt schafft die Plattform zusätzliche Transparenz durch Statusupdates in Echtzeit. In der Cloud ist sie zudem überall verfügbar – an jedem Ort und auf jedem Endgerät. Redundante Datenhaltung und permanente Backups im laufenden Betrieb verringern die Einsatzrisiken. Und die Skaleneffekte der Shared Economy verbessern die Kostenstruktur für alle Anwender.

 

Transportmanagement auswerten: Der Schlüssel zur Effizienz

Wer Transporte steuert, sollte die Fakten kennen. Wenn alle Daten auf dem Tisch liegen, fallen Entscheidungen sachorientiert und wissensbasiert. Das macht die Cloud-Plattform zum echten Drahtzieher in der Steuerung. Denn sie verknüpft alle Datenquellen miteinander und überwacht den Planungserfolg durch Echtzeitauswertung. Neben der Stammdatenverwaltung orchestriert sie angeschlossene Systeme wie Fahrzeugtelematik und Statuswesen, Abrechnung, Dokumentenmanagement und natürlich Business Intelligence (BI). Wer diese Möglichkeiten verknüpft, erfüllt mit dem TMS die Anforderungen für:

  • Controlling
  • Prognosen
  • Automatisierung
  • CO2-Berechnung
  • Kundenservice

Dabei erledigt die BI-Anwendung mit übersichtlichen Visualisierungen und detaillierten Berichten die Kontrolle der aktuellen Ertragslage. Müssen Umschlagprozesse durch Umlagerungen optimiert werden? Wie erreichen Arbeitsaufträge schnellstmöglich die Hallencrew? Wie lassen sich dynamische Ladelisten mit angepasster Stoppreihenfolge erstellen – abgestimmt auf den Statusmonitor der Sendungen und einzelnen Packstücke? Wann sind die Touren bestmöglich geplant?

Die Cloud-Plattform trägt effizientes Transportmanagement

Wer all diese Informationen von Hand oder über Schnittstellen zusammenführen will, kann kaum von Echtzeitdaten profitieren. Proaktives Handeln sichert jedoch die Effizienz des Transportmanagements. Kurz gesagt: Nur wenn im TMS alle Informationen innerhalb derselben Datenbank quasi live vorliegen, lassen sich Logistikprozesse überhaupt ad hoc anpassen. Denn über die Cloud-Plattform ist es dann möglich, neue Handlungsanweisungen sofort oder sogar automatisch und regelbasiert auszugeben und zudem die einzelnen Arbeitsschritte parallel für die sofortige Abrechnung revisionssicher zu dokumentieren. Weil alle Verbindungen direkt stehen, werden die Prozesse schneller, sicherer und kostengünstiger.

 

Mit digitalem Drahtzieher: Transportmanagement über eine Cloud-Plattform

Optimale Transportplanung bedeutet, sämtliche Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Wer weder Zeit noch Geld verlieren will, hat deshalb praktisch keine Alternative dazu, eine Cloud-Plattform fürs Transportmanagement zu verwenden. Denn erst wenn in der Software alle Informationen in denselben Topf wandern und allen Beteiligten für ihre Aufgaben vorliegen, entstehen faktenbasierte Entscheidungen. Von der Routenoptimierung zur CO2-Vermeidung bis hin zum Zahlungsausfallsmanagement. Der Drahtzieher entscheidet, weil er alle Fäden in der Hand hält.

ANAXCO CargoSuite bei LOXX – Automatisch kluge Entscheidungen treffen

In einem Interview mit Fiet Potthoff, IT-Projektmanager der LOXX Holding GmbH haben wir die Sicht unseres Kunden zum Projekt erfahren.

Seit der Einführung der ANAXCO CargoSuite profitiert LOXX von

  • Automatischen Prozessen: Weil Aufträge selbständig angenommen werden, haben die Mitarbeiter mehr Zeit für individuelle Kundenanforderungen.
  • Optimalen Produktionskosten: Die Software ermittelt für alle Aufträge den günstigsten Produktionsweg und hinterlegt ihn für die operativen Prozesse.
  • Proaktivem Risikomanagement: Direkt nach der Erfassung einer Sendung prüft das Business Intelligence System, wie eine pünktliche Zustellung sicher gelingt.

Mit welchen Zielen hat LOXX das Projekt gestartet?

Um seine Landverkehrssparte zukunftssicher aufzustellen, plante LOXX die Einführung eines neuen Transport Management Systems (TMS), das sich durch moderne Technologie und eine entwicklungsfähige Softwarearchitektur auszeichnen sollte. Die passende Lösung fand der Logistikdienstleister in der ANAXCO CargoSuite, in der die Verantwortlichen die beste Balance aus Innovation und Funktionstiefe erkannten. Ergänzend zum damaligen Entwicklungsstand musste jedoch noch eine Anbindung an die Speditionsnetzwerke erfolgen, mit denen LOXX zusammenarbeitet.

Was sich mit der CargoSuite für LOXX verbessert hat

Neben einer deutlich stärker automatisierten Sendungsbearbeitung, die operative Mitarbeiter entlastet, profitiert LOXX besonders durch die umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten der Anwendung. So hat der Logistikdienstleister Prozesse geschaffen, mit denen er die Zuverlässigkeit und Wirtschaftlichkeit seiner Leistungen absichern kann.

Vor dem Transport jeder einzelnen Sendung prüft der Logistikdienstleister direkt bei Auftragseingang automatisch, welcher Produktionsweg für das Unternehmen am wirtschaftlichsten ist. Dazu stellt die CargoSuite mit von LOXX selbst entwickelten Mechanismen Preisanfragen an die IT-Systeme der Kooperationen und legt die Rückmeldungen in den Sendungsdaten ab. Im Anschluss daran kann das TMS mit den Daten automatisch ein kostenorientiertes Routing festlegen.

Darüber hinaus profitiert der Logistiker von der Integration der Datenquellen in der ERP-basierten (Enterprise Ressource Planning) Software. Als Teil von Microsoft Dynamics ist die CargoSuite auch mit Business-Intelligence-Lösungen für die Datenanalyse verbunden. Darin ist es möglich, die aktuellen Produktionsdaten in Echtzeit auszuwerten. Aufgrund der Datenstruktur in der CargoSuite kann der Logistikdienstleister so bereits nach Erhalt der Auftragsdaten analysieren, ob die Sendungen mit dem vorgesehenen Routing innerhalb der vertraglich vereinbarten Laufzeit ans Ziel gelangen können. Die Software überprüft dafür auch, auf welchen Lkw beziehungsweise welche Linie die Fracht spätestens verladen werden muss, um die Vorgaben einzuhalten. Damit sichert LOXX die Produktion gemäß dem Kundenauftrag bestmöglich ab. Mit diesem Vorgehen konnte der Logistikdienstleister seine Produktionsqualität weiter verbessern und die Anzahl an Reklamationen weiter senken und durch das verbesserte systematische Risikomanagement seine Betriebsrisiken deutlich vermindern.

Kalkulierbare Kosten

„Seit der Einführung der CargoSuite haben wir unsere Prozesse automatisch sicher im Griff. Kostenermittlung und Datenanalyse in Echtzeit nutzen wir zur aktiven Produktionssteuerung. So können wir kalkulierbare Erträge erzielen und haben uns das Potenzial für weiteres Wachstum erschlossen. Ausschlaggebend dafür ist die konsequente Daten- und Prozessintegration, die wir in der CargoSuite sogar selbst umsetzen konnten.“

Fiet Potthoff, IT-Projektmanager LOXX Holding GmbH

 

Die vollständigen Erkenntnisse und die Quintessenz aus den Erfahrungen: TMS CargoSuite bei LOXX

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