IT schafft Raum

Als die Umschlaghalle ihre Kapazitätsgrenze erreicht hatte, investierte Schmidt-Gevelsberg in ein neues Transport Management System – und kann nun ohne Umzug weiterwachsen.

Als die Umschlaghalle ihre Kapazitätsgrenze erreicht hatte, investierte Schmidt-Gevelsberg in ein neues Transport Management  System – und kann nun ohne Umzug weiterwachsen.

Im Jahr 2010 blickte Rolf Lorenz, ehemaliger Geschäftsführer der Spedition Schmidt-Gevelsberg, in eine ungewisse Zukunft: Die 8.200 Quadratmeter große Umschlaghalle in Schwelm drohte zu klein zu werden. Eine Ausbaumöglichkeit gab es nicht und im Bergischen Land war auch keine geeignete Ersatzfläche zu finden.

So musste er für den Logistikdienstleister eine andere Lösung suchen. „Der Grundgedanke war, unsere Situation durch Optimierungen der IT und der Prozesse zu verbessern“, erinnert sich Lorenz. Doch weder das eingesetzte Transport Management System (TMS), noch eine andere am Markt verfügbare Lösung boten das erforderliche Potenzial. „So kam es zu der Idee, dass wir uns eine eigene Software schreiben lassen“, berichtet Lorenz. Als das Unternehmen dann die Machbarkeit eines solchen Vorhabens abwägte, war schnell klar: Die Investition würde sich für Schmidt- Gevelsberg alleine nicht rechnen. „Unsere einzige Chance lag darin, ein neues Standardprodukt zu entwickeln, das in der Zukunft auch bei anderen Spediteuren eingesetzt werden kann.“

Als sich Schmidt-Gevelsberg dafür entschied, gemeinsam mit dem zur Unternehmensgruppe gehörenden IT Dienstleister das Wagnis einzugehen, war damit auch eine weitere Grundsatzentscheidung verbunden: Alles musste auf den Prüfstand, Prozesse und Organisation – denn die neue Software sollte sich ja als Branchenstandard eignen. „In Workshops mit allen Abteilungen haben wir an systematischen Verbesserungen gearbeitet – und von Anfang an auch Kommunikationsspezialisten beteiligt, um alle Mitarbeiter mitzunehmen“, sagt Lorenz. Eines stand für ihn jedoch noch vor Beginn des Prozesses fest: Alle der mehr als 300 Mitarbeiter sollten auch nach Abschluss des Projekts weiter an Bord bleiben. Anfang 2017 blickt Schmidt-Gevelsberg bereits auf drei Jahre Erfahrung mit dem neuen TMS, der „AX CargoSuite“ des Anbieters Anaxco GmbH, zurück. Das IT-Unternehmen ist eine Tochtergesellschaft von Schmidt-Gevelsberg. Das Zwischenfazit der heutigen SchmidtGevelsberg-Geschäftsführer Burkhard Frese und Torsten Huberti fällt positiv aus: „Wir haben uns in allen Bereichen spürbar verbessert – und das, obwohl wir schon vorher ein sehr gut organisierter Betrieb waren.“ Beide Aussagen bestätigt ein Blick in die Bilanz des Stiftungsunternehmens. Denn obwohl Schmidt-Gevelsberg weit über 90 Prozent seiner Umsätze im margenschwachen Stückgutmarkt erzielt, ist der Betrieb traditionell profitabel. Deshalb ist es nicht leicht, einzelne Ursachen für die Verbesserungen auszumachen. „Wenn man uns schon länger kennt, fällt auf, dass wir schneller, flexibler und in den Prozessen sicherer geworden sind“, sagt Torsten Huberti. Trotz der beengten Verhältnisse in der Anlage kann SchmidtGevelsberg durch die Einführung der neuen Software mit rund 4.500 Sendungen täglich heute unter ansonsten gleich gebliebenen Rahmenbedingungen 20 Prozent mehr Sendungen umschlagen.


Vielzahl an Sonderwünschen


Dieser Erfolg ist für Hubertis Geschäftsführerkollegen Frese mit einer ganzen Reihe operativer Verbesserungen verbunden. „Wir haben in allen Bereichen deutlich an Transparenz gewonnen und damit die Prozesssicherheit gesteigert.“ Dass es so kommen konnte, war aber auch mit harter Arbeit verbunden, denn die „Entwicklung am lebenden Objekt“, so Rolf Lorenz, hatte auch dazu geführt, dass die Entwickler von Anaxco mit einer Vielzahl an Sonderwünschen konfrontiert wurden. „Jede Veränderung ist schwierig – und unsere Mitarbeiter wollten erst einmal auch in der neuen Software nicht auf ihre gewohnten Funktionen verzichten“, begründet Frese. Schmidt-Gevelsberg hat in dieser Situation die Berater von A’pari Consulting, Wiesbaden, zur Unterstützung hinzugezogen. Die Branchenspezialisten analysierten gemeinsam mit einem aus Mitarbeitern der Spedition besetzten Projektteam die Prozesse und prüften die optimale Verknüpfung von Prozessen mit der IT. Darüber hinaus unterstützten sie das Projektmanagement und definierten die erforderlichen Veränderungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung und ausgewählten Schlüsselmitarbeitern, sogenannten Key-Usern. „Dabei war es unsere Aufgabe sicherzustellen, dass eine innovative Lösung zur Unterstützung des speditionellen Gesamtprozesses entsteht – keine Fortschreibung der Bestandssoftware mit anderer Technologie“, betont A’pari-Geschäftsführer Rainer Hoppe. Entscheidend für den Erfolg war die Entwicklung neuer Prozesse, die Abläufe vereinfachten und die Organisation verbesserten. Dafür definierten die A’pari-Berater zusammen mit dem Projektteam die Sollprozesse und stimmten deren IT-Unterstützung mit den Entwicklern von Anaxco ab.


Stammdaten geschützt


Auch die Auswahl der technischen Basis für das neue TMS war ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Anaxco AX CargoSuite basiert auf dem Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System „Microsoft Dynamics AX“. Damit ist es nicht nur möglich, alle Daten ohne Medienbrüche vom Vertrieb bis zur Abrechnung innerhalb des Systems zu übernehmen. Die Anwendung schützt zudem die Stammdaten gegen unerwünschte Veränderung und führt darüber hinaus Plausibilitätsprüfungen der Auftragsdaten durch. Zusätzliche Routinechecks bei Gefahrgutsendungen vergrößern seitdem die Rechtssicherheit des Spediteurs: Das TMS überwacht bei ein- und ausgehenden Sendungen beispielsweise automatisch, ob die gemeldeten Stoffe auch mit der korrekten UN-Nummer für die Gefahrgutkennzeichnung gelabelt wurden. „So können wir nun sogar durch falsche Kennzeichnung ausgelöste unabsichtliche Verstöße gegen das Zusammenladeverbot ausschließen – in diesem Bereich haben wir einen Quantensprung erreicht“, berichtet Schmidt-Gevelsberg-Geschäftsführer Frese. Darüber hinaus werden alle wesentlichen Prozesse nun in einem System bearbeitet. Das ERP verknüpft E-Mail-Client, Tabellenkalkulation, Finanzbuchhaltung, Warehouse Management System (WMS) und das Customer Relationship Management (CRM). Außerdem kann es sämtliche damit zusammenhängende Dokumente und Dateiformate verarbeiten:

So lassen sich beispielsweise Fotos im TMS einzelnen Sendungen zuordnen. „Die wichtigste Errungenschaft für uns ist es, dass wir mit unserem neuen TMS ganz einfach sinnvolle Prozessanpassungen vornehmen können“, betont Torsten Huberti. „Unsere Key-User sind so gut geschult, dass sie die Einstellungen für neue Kundenprojekte direkt selbst vornehmen können.“ Auch das Beispiel der Anbindung an das Netzwerk der System Alliance zum 1. Januar 2017 hat gezeigt, dass sie viele Dinge nun alleine vorbereiten können, bei denen der Spediteur früher auf seinen IT-Dienstleister angewiesen war. Das beschleunigt die Umsetzung von Softwareanpassungen erheblich. Schneller geworden ist Schmidt-Gevelsberg mit dem neuen TMS in wichtigen operativen Bereichen ebenfalls: Obwohl viele Sendungen der rund 900 mittelständischen Kunden noch manuell erfasst werden müssen, ist die Auftragserfassung nun täglich rund eineinviertel Stunden früher beendet. Der Sammelgutausgang ist trotz gestiegener Sendungszahl inzwischen sogar zwei Stunden schneller abgeschlossen, sodass die Fahrzeuge deutlich eher den Hof verlassen. „Dieser Vorteil ist in der Praxis fast unbezahlbar“, freut sich Huberti. Insgesamt betrachtet gehen Rolf Lorenz, Burkhard Frese und Torsten Huberti davon aus, dass sich ihre Investition in die Anaxco AX CargoSuite sogar finanziell bereits nach 24 Monaten als lohnenswert erwiesen hat. 

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