Abgerechnet wird zum Schluss – am besten automatisch

Wie heißt es doch so schön: Abgerechnet wird zum Schluss. Das klingt plausibel – wann denn auch sonst? Im Restaurant gibt es schließlich auch zuerst das Essen und dann die Rechnung. So weit, so einfach. Tatsächlich ist es aber doch in der Speditionswelt so, dass bereits die Eigenschaften eines Transportauftrags wesentliche Elemente der Abrechnungsgrundlage enthalten. Wenn also vorne nicht bereits alles berücksichtigt wird, was später für die Rechnung relevant sein wird, ist das mehr als ein kleines Ärgernis. Und das kann bei manuellen Eingaben schnell passieren: Ein Zahlendreher hier, eine Null zu wenig oder ein Haken an der falschen Stelle dort und schon stimmt das gesamte Konstrukt nicht mehr, der Spediteur zahlt drauf. Dabei ließen sich viele Fehler vermeiden und der gesamte Vorgang enorm beschleunigen, wenn automatisch abgerechnet würde. Und bevor Sie jetzt denken: „Das machen wir doch schon“, lassen Sie mich fragen: „Wirklich?“

Can’t touch this: “No-touch-Sendungen”

Denn ich spreche hier nicht davon, was Formeln in einer überdimensionierten Excel-Datei „automatisch“ ausrechnen können. Und automatisch ist eine Abrechnung auch nicht, wenn sie lediglich die Adresse des Kunden aus dem Auftrag übernimmt und ein Speditionsmitarbeiter stumpf Positionen durchklicken muss, die darin vorkommen sollen. Wenn ich von automatischer Abrechnung spreche, meine ich das tatsächlich auch so: Eine Rechnung, die auf Grundlage der eingegebenen Daten am Ende automatisch erstellt und verschickt wird. Wir bei ANAXCO nennen das gerne „No-touch-Sendungen“, weil für diese kein Abrechner mehr einen Finger krumm machen muss, sie laufen einfach durch. Ein wesentlicher Vorteil unserer CargoSuite-Lösung: Spezielle Hinweise in einem Auftrag (z.B. ein Gefahrgut- oder Avis-Vermerk) sind mit entsprechenden Abrechnungsnotwendigkeiten verknüpft. Damit können Speditionen also gar nicht vergessen, eine besondere Leistung abzurechnen. Aus der angelegten Vertragsakte wird automatisch die entsprechende Leistung berechnet – im Gegensatz zu einer manuellen Abrechnung, wo alles händisch geprüft werden muss.

Der große Vorteil: Je höher der Anteil dieser tatsächlich automatisiert ablaufenden Abrechnungen ist, desto weniger Nacharbeit bedeutet dies für Ihre Mitarbeiter – und die Abrechnung läuft somit schneller durch und ermöglicht ebenfalls einen schnelleren Geldeingang. Automatische Abrechnungen wirken sich also spürbar positiv auf die Liquidität Ihres Unternehmens aus. Ein hoher Anteil von automatisiert durchlaufenden Abrechnungen bedeutet darüber hinaus, dass Ihre Spedition ein steigendes Auftragsvolumen mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern bewältigen kann. Und die haben dann Zeit, sich um die Fälle zu kümmern, die wirklich ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Denn seien wir doch mal ehrlich: Wer hat denn bitte Freude an einem monotonen Job in der Abrechnung, bei dem man stumpf nach Schema F Dinge bearbeitet, die auch die Maschine erledigen könnte? Und wo finden Sie in Zukunft junge Menschen, die Sie für diese Arbeit begeistern können? Das ist ja heute schon für weitaus interessantere Stellen schwierig genug. Es werden aber dennoch Abrechnungen übrigbleiben, die in der automatischen Abrechnung nicht durchgelaufen sind, sondern einen Konflikt an einer oder mehreren Stellen verursacht haben. Und diese spannenden Knobelaufgaben, für deren Lösung man Grips benötigt, sind doch der eigentlich interessante Teil des Jobs.

Dank übersichtlichem Dashboard alles im Blick

All die Automatisierung wäre aber allerdings wenig wert, wenn sie nicht auf zugleich eine einfache Übersicht bieten würde. Hier hilft das Dashboard unserer CargoSuite mit eindeutigen Auftragsübersichten für den gewählten Zeitraum. Damit bleiben die Gesamtanzahl der Transportaufträge, der jeweilige Abrechnungsstatus, die Aufträge mit offenen Erlösen und die Aufträge mit offenen Aufwänden immer im Blick. Wer jeweils tiefer in die dahinterliegende Zahlenwelt eintauchen will, kann das dank Power-BI problemlos bis auf die Auftragsebene (nach Kostenstellen aufgeteilt) tun und behält gleichzeitig mit Echtzeitdaten die Erlösentwicklung beispielsweise pro Kalenderwoche im Blick. Damit sehen Kunden nicht nur die rein betriebswirtschaftlich relevanten Kennzahlen, sondern haben unter anderem mit Mengen-, Qualitätsübersichten weitere wertvolle Infos jederzeit zur Hand. Das Dashboard unterstützt außerdem beim Monatsabschluss und weist auf häufige Fehler hin. Damit trägt es wesentlich zur Prozessverbesserung bei.

Auch komplexe Regeln lassen sich abbilden

Die Umstellung zur automatischen Abrechnung lässt sich allerdings in den wenigsten Fällen mit einem einfachen Knopfdruck erledigen. Trotzdem ist das Thema nicht so groß, dass man sich davor fürchten müsste. In unserer CargoSuite lassen sich Tarife beispielsweise aus einer Excel importieren – das System erkennt in vielen Fällen auch bereits die vorhandene Matrix und überführt diese entsprechend. In den einzelnen Vertragswerken können dann alle Tarife untergebracht werden. Wenn der Auftrag einen bestimmten Hinweistext hat (z.B. ADR-Sendung), lässt sich dem System detailliert beibringen, was das für den Workflow und für die Abrechnung bedeutet. Außerdem können Vertragswerke Zusammenfassungsregeln für Aufträge enthalten, die in den gleichen Tarif laufen sollen. Zudem lässt sich für jeden Kunden eine individuelle Frachtpflichtigkeitsregel pro Ladungsträger, Lade- oder Kubikmeter einstellen. Auch hier gibt es je z.B. nach Destination unterschiedliche und mitunter sehr detaillierte Regeln, aber auch dieses komplexe Regelwerk lässt sich wunderbar in der CargoSuite automatisiert definieren.

Hinter dem Thema automatische Abrechnung steckt also insgesamt eine Menge Potenzial, die eigenen Prozesse zu optimieren, Geld zu sparen und die Effizienz sowie sogar die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Und damit am Schluss (richtig und automatisch) abgerechnet werden kann, muss am Anfang präzise gearbeitet werden. Das ist aber kein Hexenwerk und lässt sich mithilfe eines modernen Systems problemlos umsetzen und innerhalb von kurzer Zeit entsprechend schulen – eine Investition, die sich schnell rechnet.